Neue Nachweispflichten: Konkreter Handlungsbedarf für Arbeitgeber*innen

icon arrow down white

Das am 23. Juni 2022 vom Bundestag verabschiedete Gesetz zur Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungen-Richtlinie sorgt unter Arbeitsrechtler*innen für Kopfschütteln und heftige Kritik. Neben der Verpflichtung, über die bisherigen Informationspflichten hinaus zahlreiche weitere Arbeitsbedingungen künftig schriftlich niederzulegen und Altverträge – nach Aufforderung – innerhalb von sieben Kalendertagen durch fehlende Angaben zu ergänzen, drohen bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz nun erstmals erhebliche Bußgelder.

Das über die europarechtlichen Vorgaben weit hinausgehende Gesetz ist nicht nur handwerklich schlecht gemacht, es zeigt leider auch, wie praxisfern und unüberlegt die Gesetzgebung zum Teil agiert. Für Arbeitgeber*innen stellt sich nun die Frage, wie sie die planmäßig zum 1. August 2022 in Kraft tretenden Änderungen des Nachweisgesetzes umsetzen können. Wir raten dazu, kurzfristig eine entsprechende Vorlage für ein ergänzendes Nachweisschreiben vorzubereiten und Arbeitsvertragsmuster zu aktualisieren.

Worum geht es?

Das Nachweisgesetz regelt bereits seit 1995 umfangreiche Informationspflichten, die den Arbeitnehmer*innen Kenntnis über die für sie geltenden Vertragsbedingungen vermitteln und so für Transparenz sorgen sollen. Bisher haben Arbeitgeber*innen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und den Arbeitnehmer*innen auszuhändigen.

Werden nachweispflichtige Vertragsbedingungen arbeitsvertraglich geändert, müssen diese den Arbeitnehmer*innen ebenfalls unterzeichnet ausgehändigt werden. Allerdings gilt dies bislang nur für einige wesentliche Vertragsinhalte, wie z. B. den Beginn des Arbeitsverhältnisses, Namen und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitszeit, Arbeitsort, Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgelts, Urlaubsdauer und Kündigungsfristen. Diese Nachweispflichten werden nun inhaltlich erheblich ausgeweitet und die einzuhaltenden Fristen verkürzt.

Warum gibt es jetzt gesetzliche Änderungen?

Insbesondere aufgrund neuer Arbeitsformen besteht nach Auffassung des Europäische Parlaments und des Rates der Europäischen Union eine größere Notwendigkeit für Arbeitnehmer*innen umfassend, zeitnah und schriftlich in leicht zugänglicher Form über wesentliche Arbeitsbedingungen unterrichtet zu werden. Sie haben daher bereits am 20. Juni 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union („Arbeitsbedingungen-Richtlinie") erlassen. Darin sind verschiedene neue Anforderungen an die Nachweispflicht enthalten.

Die Richtlinie ist von den EU-Mitgliedsstaaten innerhalb von drei Jahren in nationales Recht umzusetzen. Die Umsetzungsfrist endet am 31. Juli 2022. Die gesetzlichen Änderungen zur Umsetzung der Richtlinie sind trotz heftiger Kritik am 23. Juni 2022 im Deutschen Bundestag beschlossen worden. Sie sollen nach Zustimmung des Bundesrates und der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt voraussichtlich am 1. August 2022 in Kraft treten.

Was ändert sich im Nachweisgesetz?

1. Erweiterung des Geltungsbereichs

Das Nachweisgesetz gilt schon bisher für alle Arbeitnehmer*innen. Erfasst werden auch Teilzeitbeschäftigte, geringfügig Beschäftigte i. S. d. § 8 SGB IV und Praktikant*innen, sofern sie im Sinne des Mindestlohngesetzes als Arbeitnehmer*innen gelten. Künftig entfällt die bisherige Ausnahme für Arbeitnehmer*innen, die nur zur vorübergehenden Aushilfe für höchstens einen Monat eingestellt werden.

2. Zusätzlich nachzuweisende wesentliche Vertragsbedingungen

Der Umfang der gegenüber den Arbeitnehmer*innen nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen wurde deutlich erweitert. Zusätzlich zu den schon bisher nachzuweisenden Arbeitsbedingungen müssen gemäß § 2 NachwG n. F. zukünftig auch folgende Vertragsbedingungen schriftlich nachgewiesen werden:

  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen das konkrete Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses;
  • sofern vereinbart, die Möglichkeit, dass die Arbeitnehmer*innen ihren Arbeitsort frei wählen können;
  • sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit;
  • die Vergütung von Überstunden;
  • die Art der Auszahlung des Arbeitsentgelts;
  • vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen;
  • sofern vereinbart, die konkreten Details zur Arbeit auf Abruf im Sinne des § 12 TzBfG, wie Mindeststundenzahl, Zeitrahmen und Ankündigungsfrist;
  • sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
  • ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
  • Name und Anschrift des Versorgungsträgers einer ggf. gewährten betrieblichen Altersversorgung;
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage;
  • ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber*innen festlegen.

3. Neue Nachweispflichten bei Arbeit im Ausland bzw. Entsendung ins Ausland

Darüber hinaus gelten künftig deutlich erweiterte Nachweispflichten für Sachverhalte, bei denen Arbeitnehmer*innen länger als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland arbeiten und/oder wenn der Auslandsaufenthalt unter den Anwendungsbereich der Entsenderichtlinie (EU-Richtlinie 96/71/EG) fällt.

4. Schriftform – auch im digitalen Zeitalter erforderlich

Obwohl die Arbeitsbedingungen-Richtlinie einen Nachweis in elektronischer Form ausdrücklich zulässt und sämtliche anderen EU-Mitgliedsstaaten davon Gebrauch gemacht haben, hat sich der deutsche Gesetzgeber für die Beibehaltung des Schriftformerfordernisses entschieden. Das ist unverständlich und dürfte sich künftig als weiteres Digitalisierungshindernis erweisen. Um die Anforderungen des Nachweisgesetzes zu erfüllen – und nun erstmals drohende Bußgelder zu vermeiden –, müssen die Nachweise der Arbeitsbedingungen immer im Original eigenhändig unterzeichnet werden. Jegliche elektronische Form – selbst die qualifizierte elektronische Form – bleibt ausgeschlossen.

Sofern Arbeitgeber*innen ihre Nachweisplichten mittels der Angaben in den von ihnen geschlossenen Arbeitsverträgen erfüllen wollen, bedürfen diese daher künftig zwingend der Schriftform. Bisher verbreitete Formen der elektronischen Vertragsunterzeichnung, etwa per AdobeSign oder DocuSign, reichen nicht aus.

5. Deutlich verkürzte Nachweisfristen

Bisher ist der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses zu erbringen. Diese Frist wird aufgrund der Gesetzesänderung teilweise deutlich verkürzt.

  • Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung müssen Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden sowie vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten und etwaige Schichtarbeit schriftlich nachgewiesen werden.
  • Spätestens am siebten Tag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses müssen u. a. der Beginn des Arbeitsverhältnisses, die Details einer etwaig vereinbarten Befristung, Arbeitsort, die Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit, die Dauer einer etwaig vereinbarten Probezeit sowie ggf. die Angaben zur Arbeit auf Abruf und zur Möglichkeit der Anordnung von Überstunden schriftlich nachgewiesen werden.
  • Für alle übrigen nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen bleibt es bei der Frist von einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Warum eine derart komplexe abgestufte Fristenregelung erforderlich war, erschließt sich nicht. Schon aus Gründen der Prozessökonomie empfiehlt es sich, die kürzeste der o. g. Fristen einzuhalten und sämtliche nachzuweisenden wesentlichen Vertragsbedingungen gleich zu (bzw. besser vor) Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich nachzuweisen. Die Aushändigung des schriftlichen Nachweises sollten sich Arbeitgeber*innen von den Arbeitnehmer*innen auf einer Kopie des Nachweises bestätigen lassen, um bei Bedarf die Erfüllung der Nachweispflichten belegen zu können. Am besten nehmen sie alle erforderlichen Angaben gleich in einen schriftlichen Arbeitsvertrag auf.

Ändern sich die nachweispflichtigen wesentlichen Vertragsbedingungen zu einem späteren Zeitpunkt, reicht es künftig nicht mehr aus, diese einen Monat nach der Änderung mitzuteilen. Künftig müssen die Änderungen den Arbeitnehmer*innen spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam werden, schriftlich nachgewiesen werden. Ausnahmen davon gelten immerhin für Änderungen anwendbarer gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie – bei kirchlichen Arbeitgeber*innen – Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen.

6. Ergänzender Nachweis in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen

Bereits vor dem 1. August 2022 bestehende Arbeitsverträge müssen nach vorheriger Aufforderung durch die Arbeitnehmer*innen zumindest durch ein nachträgliches Nachweisschreiben um fehlende Angaben ergänzt werden. Diese Ergänzung muss innerhalb von sieben Tagen nach einer entsprechenden Aufforderung erfolgen, wobei für bestimmte wesentliche Vertragsbedingungen eine längere Frist von einem Monat gilt.

Nach unserer Erfahrung sind insbesondere die künftig geforderten Angaben über das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren und die einzuhaltende dreiwöchige Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage bisher nicht in den gängigen Arbeitsverträgen bzw. Arbeitsvertragsmustern enthalten. Auch die künftig bei Abrufarbeit nachzuweisenden Mindestangaben sowie Angaben zur Vergütung von Überstunden finden sich in Arbeitsverträgen häufig nicht.

Arbeitgeber*innen sollten sich auf entsprechende Aufforderungen von Arbeitnehmer*innen vorbereiten und eine Vorlage für einen ergänzenden Nachweis zu ihren Altverträgen vorhalten. Grundsätzlich genügt hierfür ein einseitig durch die Arbeitgeber*innen erbrachter Nachweis, d. h. eine beiderseits unterzeichnete Vereinbarung ist nicht erforderlich.

7. Drohende Bußgelder bei Verstößen

Verstöße gegen das Nachweisgesetz stellen künftig eine Ordnungswidrigkeit dar. Pro Verstoß droht Arbeitgeber*innen ein Bußgeld in Höhe von bis zu EUR 2.000, wenn sie ihrer Nachweispflicht entweder

  • überhaupt nicht,
  • nicht richtig,
  • in der falschen Form,
  • unvollständig
  • oder nicht rechtzeitig nachkommen.

Werden z. B. die Arbeitsverträge von ab dem 1. August 2022 eingestellten Arbeitnehmer*innen nur elektronisch und nicht – zumindest von Seiten der Arbeitgeber*innen – handschriftlich unterzeichnet oder werden bereits beschäftigten Arbeitnehmer*innen nach entsprechender Aufforderung die Niederschriften mit (ergänzenden) Angaben nicht innerhalb der hierfür geltenden Fristen ausgehändigt, kann jeweils ein Bußgeld fällig werden. Schätzt man dieses bei einem ersten Verstoß moderat auf EUR 500 pro Einzelfall, können schnell Beträge von mehreren tausend Euro zusammenkommen. Es dürfte zwar nicht damit zu rechnen sein, dass die zuständigen Behörden kurzfristig von sich aus entsprechende Prüfungen vornehmen. Allerdings werden sie ggf. von Arbeitnehmer*innen gemeldeten Verstößen nachgehen müssen.

Unverändert gilt immerhin, dass ein Verstoß gegen die Nachweispflichten die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages und das Bestehen des Arbeitsverhältnisses als solches nicht berührt. Allerdings können entsprechende Verstöße – wie bereits bisher – zu Beweiserleichterungen für die Arbeitnehmer*innen führen und ggf. sogar Schadenersatzansprüche der Arbeitnehmer*innen begründen.

8. Zu erwartender Aufwand

Die der Gesetzesbegründung zu entnehmende Schätzung des Umsetzungsaufwandes für die betriebliche Praxis ist – diplomatisch ausgedrückt – sehr optimistisch. Danach soll die Ergänzung der Arbeitsverträge für die Arbeitgeber*innen jeweils einen Zeitaufwand von drei Minuten und die Anpassung der Vertragsvorlagen jeweils ein Zeitaufwand von 21 Minuten erfordern. In der Praxis dürfte der Aufwand weit darüber hinausgehen. Schließlich muss für jedes Arbeitsvertragsmuster bzw. jeden einzelnen bestehenden Arbeitsvertrag abgeglichen werden, welche nachzuweisenden Arbeitsbedingungen (nachträglich) ergänzt werden müssen.

Schon die rechtssichere Auslegung der neuen Regelungen und die richtige Ausformulierung der Vertragsbedingungen wird in vielen Fällen eine große Herausforderung darstellen. Welche Formulierungen die Anforderungen der Neuregelungen erfüllen, werden in den nächsten Jahren die Arbeitsgerichte oder auch die Verwaltungsgerichte im Rahmen von Bußgeldverfahren klären müssen.

Weitere Gesetzesänderungen

Neben dem Nachweisgesetz werden im Zuge der Umsetzung der Arbeitsbedingungen-Richtlinie noch weitere Gesetze geändert, u. a. das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Künftig müssen Entleiher*innen den Leiharbeitnehmer*innen, die seit mindestens sechs Monaten überlassen sind und in Textform den Wunsch nach dem Abschluss eines Arbeitsvertrages angezeigt haben, innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige eine begründete Antwort in Textform mitteilen. An Verstöße gegen diese Vorschrift sind keine unmittelbaren Rechtsfolgen geknüpft, es kommt jedoch ein Anspruch auf Schadenersatz wegen einer Pflichtverletzung in Betracht.

Weitere Änderungen gibt es insbesondere im Berufsbildungsgesetz (BBiG), der Gewerbeordnung (GewO) sowie dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).

Handlungsempfehlungen

Die teils heftige Kritik am Gesetzesentwurf war berechtigt, aber leider vergeblich. Arbeitgeber*innen müssen zukünftig mit den neuen Regelungen des Nachweisgesetzes umgehen. Bis zu deren Inkrafttreten am 1. August 2022 bleiben noch knapp vier Wochen. Es gilt daher Ruhe zu bewahren und sich vorzubereiten.

Sofern nicht kurzfristig Neueinstellungen anstehen, bietet sich folgende Reihenfolge an:

  • Durchsicht der bestehenden Arbeitsverträge auf fehlende Angaben zu wesentlichen Vertragsbedingungen;
  • Entwurf eines Musters für ein ergänzendes Nachweisschreiben;
  • Ergänzung der vorhandenen Arbeitsvertragsvorlagen.

Die Prozesse beim Abschluss von Arbeitsverträgen müssen im Hinblick auf die Einhaltung der Nachweispflichten geprüft und ggf. angepasst werden. Dies gilt insbesondere, wenn bisher elektronische Unterschriftenlösungen genutzt werden. Ferner müssen die gesetzlichen Fristen für die Nachweiserteilung berücksichtigt und eingehalten werden.

Bei diesen Herausforderungen unterstützen wir Sie gern. Sprechen Sie uns hierzu oder bei weiteren Fragen gern an.

 

 

Über das Symbol diesen Artikel weiterempfehlen

Dazu passende Artikel

  • Fünftelregelung: Vereinfachung bei der Abrechnung von Abfindungen ab 2025

  • Was bei der Formulierung einer Stellenanzeige zu beachten ist

  • Dienstwagen: Wirksame Beendigung der privaten Nutzungsmöglichkeit?

  • Arbeitgeberbewertungen im Internet