Pflichtangaben für Signaturen geschäftlicher E-Mails, SMS und Messenger-Nachrichten

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Im Unternehmensalltag fristet der formelle Brief zur Kommunikation mit Kunden und Lieferanten zwar noch kein Schattendasein, häufiger werden jedoch E-Mails und zum Teil sogar SMS oder Messenger-Nachrichten (Whatsapp o. ä.) eingesetzt. Wenig bekannt: Auch diese müssen häufig Pflichtangaben über das handelnde Unternehmen enthalten.

Was muss in der Signatur stehen? Gesetzliche Pflichtangaben

§ 35a Abs. 1 S. 1 GmbHG bestimmt, dass auf Geschäftsbriefen einer GmbH die folgenden Informationen angegeben werden müssen:

  • die Rechtsform,
  • der Sitz der Gesellschaft,
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft,
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist,
  • sowie alle Geschäftsführer und,
  • sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Jeweils mit rechtsformbedingten Abweichungen enthalten § 80 AktG für die Aktiengesellschaft, § 37a HGB für den Kaufmann und §§ 125a, 177a HGB für die OHG, die KG und die GmbH & Co. KG vergleichbare Bestimmungen. Letztere muss dabei auf ihren Geschäftsbriefen nicht nur die Pflichtangaben der KG, sondern auch jene ihrer Komplementär-GmbH angeben, §§ 177a S. 2, 125a S. 2 HGB.

Sämtliche Kommunikationsmittel gelten als Geschäftsbrief

Dabei ist ein Geschäftsbrief nicht nur der klassische Papierbrief: Die gesamte externe Kommunikation an bestimmte (individuelle) Empfänger mit geschäftlichem Inhalt zählt dazu, einschließlich sämtlicher elektronischer Kommunikationsmittel. In der Folge ist die E-Mail-Signatur nicht nur der richtige Ort, um auf aktuelle Auszeichnungen oder anstehende Abwesenheitszeiten hinzuweisen, vielmehr sind die oben genannten Angaben verpflichtend. Dies gilt nicht nur für die Korrespondenz der Geschäftsführung, sondern auch für jene aller Arbeitnehmer, die für das Unternehmen nach außen hin auftreten.

Ungeklärt: Genügt ein Hyperlink?

Bisher ungeklärt ist, ob ein Hyperlink in der E-Mail-Signatur mit Hinweis auf die Pflichtangaben ausreicht. Dem wird zum Teil mit dem Argument widersprochen, dass die verlinkte Website veränderlich und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr abrufbar ist. Von der (ausschließlichen) Verwendung eines Hyperlinks sollte daher abgesehen werden, wenn das Kommunikationsmittel die Wiedergabe der Pflichtangaben (sinnvoll) zulässt. Letzteres dürfte nicht der Fall sein, wenn für die geschäftliche Kommunikation SMS oder Messenger-Dienste verwendet werden. Insoweit wird man eine Verlinkung der Pflichtangaben als ausreichend ansehen können.

Folgen bei fehlenden Angaben

Fehlen die Angaben, kann das Registergericht die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben mit einem Zwangsgeld durchsetzen. Im Einzelfall kann zudem eine sogenannte Rechtsscheinhaftung drohen, wenn der Empfänger der E-Mails davon ausgehen durfte, dass der Vertragspartner persönlich das Geschäft eingegangen ist oder keine Haftungsbeschränkung besteht.

Wir empfehlen daher, auf die Aufnahme aller Pflichtangaben in sämtlichen Signaturen zu achten.

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