Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ist ein bedeutender Schritt in der Modernisierung des Geschäftsverkehrs und der Verwaltung. In zahlreichen Ländern hat sich dieser Trend in den letzten Jahren verstärkt, da elektronische Rechnungen viele Vorteile bieten, darunter Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Umweltschutz. Insofern ist die elektronische Rechnungsstellung aus der heutigen Geschäftswelt nicht wegzudenken. In Deutschland sollen elektronische Rechnungen nunmehr im ‚B2B‘-Bereich zukünftig verpflichtend sein. Im Rahmen der EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ und des deutschen Referentenentwurfs zum „Wachstumschancengesetz“ vom 14. Juli 2023 wurde bereits die Einführung einer E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze vorbereitet.

Einheitliches elektronisches Meldesystem gegen Umsatzsteuerbetrug

Bislang können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit aber nur für öffentliche Aufträge.

Bereits im Koalitionsvertrag hat die Regierung zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs vorgesehen, ein bundesweit einheitliches elektronisches Meldesystem, dass für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird, einzuführen. In einem ersten Schritt soll zur Umsetzung dieses Vorhabens nun grundsätzlich ab 2025 eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen umgesetzt werden.

Bisherige Regelung: Gleichstellung elektronischer Rechnungen mit Papierrechnungen

Bisher sieht das Gesetz grundsätzlich eine Gleichstellung elektronischer Rechnungen mit Papierrechnungen vor. Dabei werden elektronische Rechnungen definiert als Rechnungen, die in einem elektronischen Format übermittelt werden. Als elektronisch gilt eine Rechnung, wenn diese beispielsweise eingescannt als PDF, JPEG, TIF oder entsprechend als Dateiausdruck in geeigneten Formaten übermittelt wird. Voraussetzung ist, dass der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung der Rechnung zustimmt.

Geplante Neuregelung: Anpassung der Definition der „E-Rechnung“

Die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 soll sich auf inländische Umsätze beschränken, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmen erbracht werden. Es soll daneben eine Anpassung der Definition der „E-Rechnung“ vorgenommen werden. Sie soll sich an den Begriff anlehnen, der auf der EU-Norm CEN 16931 basiert. Danach handelt es sich bei der E-Rechnung um einen besonders strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Eine beispielsweise im PDF-Format übermittelte Rechnung gilt demnach künftig nicht mehr als E-Rechnung. Der bisherige Vorrang der Papierrechnung in § 14 des Umsatzsteuergesetzes soll daneben gestrichen werden.

Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Anforderungen an die neue E-Rechnung erfüllen müssen, fallen künftig unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“. Dies betrifft beispielsweise Kleinbetragsrechnungen (bis zu EUR 250,00 brutto) und Rechnungen von Unternehmen an Privatpersonen oder an im Ausland ansässige Unternehmen.

Übergangsregelung bis 31. Dezember 2026

Vor dem Hintergrund der Komplexität der Umsetzung einer strukturierten digitalen Rechnungsstellung für die Unternehmen ist eine abgestufte Übergangsregelung vorgesehen.

Zunächst bleibt für alle nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsätze alternativ eine Rechnungsstellung in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format (beispielsweise PDF/JPEG/TIF) zulässig. Dies soll für alle bis zum 31. Dezember 2026 versandten Rechnungen gelten. Daneben ist die jeweilige Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Weiterhin dürfen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als EUR 800.000 betragen hat, für Umsätze im Zeitraum nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 weiterhin Rechnungen in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format versenden.

Umstellung der Rechnungsstellung frühzeitig planen

Auch wenn das Gesetz zum Zeitpunkt des Redaktionsschlusses noch nicht endgültig verabschiedet war, ist mit einem Inkrafttreten grundsätzlich zu rechnen. Es bleibt abzuwarten, ob sich gegebenenfalls noch Änderungen, insbesondere bei den Übergangsregelungen, im weiteren Verfahren ergeben.

Unternehmen sollten sich jedoch in jedem Fall rechtzeitig mit einer Umstellung ihrer Rechnungsstellung befassen, da für solch einen Prozess - abhängig von der Unternehmensgröße - ein ausreichender zeitlicher Vorlauf einzuplanen ist.