Seit dem 1. Januar 2019 ist das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren für A1-Bescheinigungen verpflichtend. Folglich müssen Arbeitgeber bei vorübergehender Tätigkeit von Arbeitnehmern im europäischen Ausland Anträge auf Ausstellung von A1-Bescheinigungen elektronisch an den zuständigen Sozialversicherungsträger des Arbeitnehmers übermitteln. Von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung der A1-Bescheinigung sind auch Selbständige betroffen.

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Wenn ein Arbeitnehmer befristet ins Ausland entsandt wird oder eine Dienstreise ins Ausland antritt, können sich Änderungen in der Sozialversicherungspflicht ergeben und neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig werden. Um diese doppelte Beitragszahlung zu vermeiden, sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat, EWR-Staat oder in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies muss der entsandte Mitarbeiter im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung, die auf der Reise mitzuführen ist, nachweisen. Die A1-Bescheinigung schützt somit vor doppelter Beitragszahlung bei einer Entsendung bzw. Dienstreise.

A1-Bescheinigung auch bei kurzen Dienstreisen erforderlich

Im Sozialversicherungsrecht gibt es keine Unterscheidung zwischen einer Entsendung und einer Dienstreise. Auch bei kurzen Entsendungen ins EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Dies bedeutet, dass für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit ab dem ersten Tag eine A1-Bescheinigung notwendig ist. Eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor. So erfordert z. B. die Teilnahme an Konferenzen oder Seminaren und jedes Meeting und jeder Workshop das Mitführen der A1-Bescheinigung.

Bisher werden A1-Bescheinigungen bei den zuständigen Versicherungsträgern in Papierform beantragt. Der Mitarbeiter ist zwar zur Mitführung des Dokuments verpflichtet, jedoch wurden Kontrollen eher in geringen Maßen durchgeführt.

Um den Datenaustausch zwischen den europäischen Sozialversicherungsträgern sowohl zu vereinfachen als auch zu vereinheitlichen und die Vernetzung der einzelnen Behörden zu stärken, startete die EU ein Projekt zum elektronischen Austausch von Sozialdaten (EESSI). Die bisherigen Papiervordrucke sollen nun elektronisch abgebildet werden.

Es wird in Zukunft mit verschärften Kontrollen gerechnet. In vielen europäischen Ländern wird die fehlende A1-Bescheinigung mit beachtlichen Bußgeldern geahndet.

Wie erfolgt die Umsetzung?

• Der Arbeitgeber übermittelt die Antragsdaten für die A1-Bescheinigung an die zuständige Stelle.
• Die A1-Bescheinigung wird nach zwei bis drei Tagen von der zuständigen Stelle rückübertragen.
• Der Arbeitgeber händigt dem Arbeitnehmer die A1-Bescheinigung in Farbe vor Dienstantritt aus.
• Der Arbeitnehmer muss die A1-Bescheinigung während des EU-Auslandsaufenthaltes mit sich führen.

Die Umsetzung der Neuregelungen erfordert bei vielen Arbeitgebern eine Modifikation der bestehenden Prozesse. Oft ist eine elektronische Dienstreisenerfassung gar nicht vorgesehen. Zudem liegen die für die Anträge benötigen Daten teilweise nur bei den Mitarbeitern selbst vor. Außerdem ist es wichtig, die Personalabteilungen rechtzeitig über eine Dienstreise in das EU-Ausland zu informieren.