Verfahrensdokumentation: die gesetzliche Verpflichtung als Chance für Unternehmen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Darstellung der steuerlich relevanten Geschäftsprozesse zur Buchführung und Belegablage.
• Unabhängig von der Rechtsform, Größe und Branche des Unternehmens sind Unternehmer gesetzlich verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.
• Es handelt sich um einen neuen Prüfungsschwerpunkt in der digitalen Betriebsprüfung. Die Verfahrensdokumentation bietet jedoch weit mehr Vorteile als nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.

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Die Verfahrensdokumentation wird von Unternehmen häufig als zusätzliche Herausforderung wahrgenommen. Genau hier möchten wir mit diesem Beitrag ansetzen und zeigen, dass die Verfahrensdokumentation weit mehr als nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ist. Richtig eingesetzt eröffnet sie zahlreiche Vorteile und bildet die Basis für die Optimierung steuerrelevanter Prozessabläufe.

Verfahrensdokumentation im Kurzüberblick

Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Darstellung der steuerlich relevanten Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme eines Unternehmens. Sie gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage. Sachverständige Dritte, zum Beispiel Betriebsprüferinnen und -prüfer, müssen die Geschäftsprozesse innerhalb einer angemessenen Zeit verstehen können. Wichtig ist, dass die beschriebenen Prozessabläufe in der Verfahrensdokumentation auch im Unternehmen gelebt werden.

Hintergrund zur Verfahrensdokumentation

Die Notwendigkeit zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie gilt bereits seit dem 1. Januar 2015 und wurde mit dem Schreiben vom 28. November 2019 in Randziffer 151-155 des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) verschärft. Die Pflicht besteht unabhängig von der Rechtsform, Größe und Branche des Unternehmens.

Bisher hat die Finanzverwaltung kein Augenmerk auf die Verfahrensdokumentation gelegt. Die Situation hat sich nun geändert. Verfahrensdokumentationen werden vermehrt Bestandteil digitaler Betriebsprüfungen. Es handelt sich hierbei um einen neuen Prüfungsschwerpunkt in der digitalen Betriebsprüfung. Die frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend.

Wir empfehlen, rechtzeitig eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, um optimal auf bevorstehende Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein.

Wesentliche Elemente einer Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation besteht aus vier wesentlichen Bestandsteilen: 

1. Allgemeine Beschreibung des Unternehmens mit sämtlichen Informationen
2. Betriebsdokumentation zur Dokumentation der ordnungsgemäßen Anwendung des Verfahrens
3. Anwenderdokumentation mit allen erforderlichen Informationen für eine sachgerechte Bedienung einer IT-Anwendung
4. Technische Systemdokumentation als technische Darstellung der IT-Anwendung

In der Verfahrensdokumentation werden unter anderem folgende Fragen gestellt:

• Woher kommt der Beleg?
• Wer bearbeitet den Beleg?
• Mit welcher Soft- und Hardware wird der Beleg bearbeitet?
• Wo und wie wird der Beleg archiviert?
• Wie wird der Beleg vor unberechtigtem Zugriff und Manipulationen geschützt?

Die Verfahrensdokumentation sollte jährlich auf Änderungen hinsichtlich der Prozessabläufe und eingesetzten Soft- und Hardware überprüft werden.

Vorteile der Verfahrensdokumentation wahrnehmen

Neben der reinen Pflichterfüllung bietet die Verfahrensdokumentation einige Vorteile:

• Überblick über die bestehenden Geschäftsprozesse
• Transparenz der Geschäftsprozesse für alle Mitarbeitenden
• Chance für Prozessoptimierung sowie damit einhergehende Zeiteffizienzen
• Erfüllung des GoBD-Grundsatzes der Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
• Vorbereitung auf die digitale Betriebsprüfung
• Möglichkeit zur Aufdeckung von Fehlern in steuerrelevanten Prozessabläufen
• Erleichterung der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden durch Wissensmanagement

Die Aufnahme der bestehenden Prozessabläufe eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, Ihre internen Prozessabläufe zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Die Verfahrensdokumentation kann somit als wertvolles Instrument und somit als Chance zur Prozessoptimierung gesehen werden.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung oder fehlender Verfahrensdokumentation

Bei einer fehlenden oder ungenügenden Verfahrensdokumentation kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht mehr gewährleistet werden. Das kann bei einer Betriebsprüfung zu erheblichen Hinzuschätzungen (bis zu 10 % des Jahresumsatzes) oder im schlimmsten Fall zu einer Verwerfung der gesamten Buchführung kommen.

Versionierung von Änderungen

Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen (z. B. Einsatz eines neuen Fakturierungsprogrammes oder Austausch der Registrierkasse) zu versionieren. Hierfür ist eine nachvollziehbare Änderungshistorie erforderlich. Da die Änderungen in Prozessabläufen und Soft- und Hardware zeitnah eingepflegt werden müssen, empfehlen wir die Verfahrensdokumentation mindestens einmal jährlich überprüfen zu lassen.

Gern erstellen wir die Verfahrensdokumentation für Sie und kümmern uns um die jährliche Überprüfung. Sprechen Sie unsere Kolleginnen Vivien Hagemann und Vanessa Hauf hierzu an.

Gemeinsam verfasst mit Vivien Hagemann, Senior Tax Consultant.