Der Tätigkeitsbericht in Stiftungen und Vereinen – Voraussetzung der Steuerfreiheit?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Seitdem die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen und vollständigen Tätigkeitsbericht deutlich gestiegen sind, stellt dessen Erstellung den oft ehrenamtlich tätigen Vorstand gemeinnütziger Stiftungen vor große Herausforderungen.
• Als Bestandteil der Jahresrechnung wird der Tätigkeitsbericht durch Stiftungsaufsicht und Finanzamt geprüft. Er ist Grundlage der Entscheidung über die Gewährung der Steuerbefreiung.
• Nichtrechtsfähigen Stiftungen und gemeinnützigen Körperschaften wie Vereinen empfehlen wir vor dem Hintergrund der Finanzverwaltungsauffassung ebenfalls Tätigkeitsberichte zu erstellen.

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Die Erstellung des Tätigkeitsberichts stellt den Vorstand von Stiftungen und Vereinen erfahrungsgemäß regelmäßig vor große Herausforderungen:

• Als Bestandteil der Jahresrechnung ist der Tätigkeitsbericht jährlich zu erstellen.
• Mit der Anpassung der Landesstiftungsgesetze im Zuge der Stiftungsrechtsreform sind die Anforderungen an einen vollständigen und ordnungsgemäßen Tätigkeitsbericht deutlich angestiegen, ohne dass Inhalt und Umfang präzisiert wurden.
• Das Finanzamt prüft anhand der eingereichten Jahresrechnung, ob die Tätigkeiten gemeinnütziger Organisationen ausschließlich und unmittelbar ihre satzungsgemäßen Zwecke fördern. Dies ist Voraussetzung für die Steuerbefreiung.

Die vollständige und ordnungsgemäße Erstellung des Tätigkeitsberichts ist damit besonders wichtig für gemeinnützige Organisationen. Gleichwohl finden sich nur vereinzelt Vorlagen für dessen Erstellung. Inhalt und Umfang des Tätigkeitsberichts variieren je nach Satzungszwecken und Intensität der Tätigkeit der gemeinnützigen Organisation, mit der Folge, dass jede gemeinnützige Organisation ihre individuelle Situation im Tätigkeitsbericht abzubilden hat.

Wozu dient der Tätigkeitsbericht?  

Der Tätigkeitsbericht dient dem Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung der gemeinnützigen Körperschaft auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Zwecke gerichtet ist. Er ermöglicht der Stiftungsaufsicht und dem Finanzamt, ohne erheblichen Arbeits- und Zeitaufwand, zu überprüfen, ob die entfalteten Tätigkeiten der gemeinnützigen Körperschaft ausschließlich und unmittelbar

• gemeinnützigen,
• mildtätigen oder
• kirchlichen

Zwecken dienten und damit die Steuerbefreiung zu Recht gewährt wurde.

Der Tätigkeitsbericht ist regelmäßig Entscheidungsgrundlage für die Gewährung von Steuerbefreiungen und bedarf daher einer sorgfältigen Erstellung.

Svenja Kossmann, Senior Associate, Rechtsanwältin, Steuerberaterin, LL.M.

Wie ist der Tätigkeitsbericht genau zu formulieren?

Zur Vermittlung eines möglichst präzisen Abbildes der entfalteten Tätigkeiten der gemeinnützigen Körperschaft zur Förderung ihrer satzungsgemäßen Zwecke im jeweiligen Geschäftsjahr, sollte der Tätigkeitsbericht ihre finanzielle und soziale Bedeutung widerspiegeln. Bei kleineren gemeinnützigen Organisationen mag ein zweiseitiges Dokument ausreichen, welches der Vorstand vorbereitet, bei großen Organisationen bietet sich der Druck einer aufwendigeren Broschüre an, die gleichzeitig auch zur Information der Spender und für Werbemaßnahmen verwendet werden kann.

Unabhängig von der Größe der gemeinnützigen Körperschaft und dem Umfang Ihrer Tätigkeit, sollte der Tätigkeitsbericht folgende Angaben enthalten:

• Beschreibung der gemeinnützigen Organisation: Jahr der Gründung und Anerkennung als gemeinnützig; Angaben zu den Satzungszwecken, Angaben zur zuständigen Stiftungsaufsicht und Finanzamt, Sitz
• Angaben zu Stiftern und Organen: Benennung der Stifter, Zusammensetzung der Organe, insbesondere des Vorstands, Hinweis auf Ehrenamt oder Vergütung, Änderung der Zusammensetzung der Organe
• Förderzweck: Beschreibung der Förderzwecke, der Art und Weise ihrer Verwirklichung, des Selbstverständnisses
• Darstellung aller Aktivitäten, Projekte und Maßnahmen: Beschreibung der einzelnen Förderprojekte unter Angabe
  • der jeweils geförderten Satzungszwecke
  • der jeweiligen Leistungsempfänger
  • der Höhe der verwendeten Mittel
• Sonstige Projekte: Darstellung sonstiger Projekte, Kooperationen, Zusammenarbeit
• Öffentlichkeitsarbeit: Kurze Beschreibung der Öffentlichkeitsarbeit und ggfs. der Werbemaßnahmen
• Aktuelle Situation: Darstellung der aktuellen Situation im Vergleich zu den Vorjahren
• Blick in die Zukunft: Auch vorbereitende Maßnahmen zur Zweckverfolgung (möglicherweise im Folgejahr) können aufgeführt werden.

Bei der Erstellung des Tätigkeitsberichts ist darauf zu achten, dass er

• das gesamte Geschäftsjahr umfasst,
• nachvollziehbar und verständlich formuliert ist sowie
• mit der Jahresrechnung und Buchhaltung im Einklang steht.

Wir empfehlen, den Schwerpunkt der Darstellung auf die Förderprojekte und Maßnahmen zu legen, mit denen die gemeinnützige Organisation ihre satzungsgemäßen Zwecke erfüllt. Heben Sie insbesondere die steuerlich relevanten Inhalte hervor und halten Sie rein organisatorische Beschreibungen knapp. Eine tabellarische Darstellung ist möglich (bspw. für Förderstiftungen und Fördervereine).

Der Tätigkeitsbericht ist vollständig und ordnungsgemäß erstellt, wenn sich aus ihm ergibt, dass die gemeinnützige Organisation ihre satzungsgemäßen Zwecke das gesamte Jahr hindurch verwirklicht hat.

Der Tätigkeitsbericht als Bestandteil der Jahresrechnung bildet die Tätigkeit der gemeinnützigen Körperschaft im abgelaufenen Geschäftsjahr ab. Er dient dem Nachweis der satzungsgemäßen Tätigkeit und Mittelverwendung der gemeinnützigen Körperschaft zur Förderung ihrer Satzungszwecke.

Was ist zu tun, wenn bisher kein Tätigkeitsbericht erstellt wurde?

Wurde bisher kein Tätigkeitsbericht erstellt, kann die gemeinnützige Organisation dem Finanzamt auch durch andere Unterlagen nachweisen, dass sie tätig war und ihre tatsächliche Geschäftsführung den gesetzlichen Anforderungen entsprochen hat. Hierzu zählen insbesondere Schriftverkehr oder Notizen über vorbereitende Maßnahmen, die die aktive Verfolgung des Satzungszwecks unterstreichen. Dabei können ebenso Protokolle von Ausschuss-, Gremium- oder Vorstandssitzungen hilfreich sein. Eine bestimmte Form des Tätigkeitsberichts ist derzeit nicht vorgeschrieben, sodass sämtliche Unterlagen, aus denen sich Art und Umfang der Tätigkeiten der Organisation ergeben, zulässig sind.

Wir empfehlen gemeinnützigen Organisationen, die bisher keinen Tätigkeitsbericht erstellt haben, sämtliche Unterlagen, die Aufschluss über ihre tatsächliche Geschäftstätigkeit ermöglichen, aufzubewahren und dem Finanzamt gemeinsam mit dem Jahresbericht vorzulegen. Mit dem Inkrafttreten der neugefassten Landesstiftungsgesetze seit 2023 raten wir Ihnen dringend zukünftig Tätigkeitsberichte zu erstellen, sofern Ihre Stiftung einem Landesstiftungsgesetz unterliegt.

Welche Besonderheiten sind nach den Landesstiftungsgesetzen zu beachten?

Die Landesstiftungsgesetze – jedenfalls der norddeutschen Bundesländer Hamburg, Schleswig-Holstein, Niedersachsen, Mecklenburg-Vorpommern und Berlin – enthalten eine Pflicht zur Erstellung von Tätigkeitsberichten für rechtsfähige Stiftungen.

Die Tätigkeitsberichte sind innerhalb eines Zeitraums von vier (Berlin) bis neun (Niedersachsen; Mecklenburg-Vorpommern) Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres bei der zuständigen Stiftungsbehörde zur Prüfung einzureichen.

Konkrete Anforderungen an Inhalt und Umfang der Tätigkeitsberichte enthalten die Landesstiftungsgesetze mit Ausnahme von Schleswig-Holstein nicht. Schleswig-Holstein hat in einer Landesverordnung die Anforderungen konkretisiert. Danach muss der Tätigkeitsbericht detailliert die im abgelaufenen Geschäftsjahr ausgeübten Tätigkeiten der Stiftung zur Verwirklichung aller Stiftungszwecke darstellen Es sind insbesondere alle geförderten Maßnahmen und Projekte unter Angabe der jeweiligen Beträge und Zahlungsempfänger aufzunehmen.

Wenn Sie unsicher sind, welche Angaben in welchem Umfang berücksichtigt werden sollen oder Sie bisher keinen Tätigkeitsbericht erstellt haben, sprechen Sie uns gern an.