Kein steuerlicher Abzug für Geschäftsreisen mit privatem Pkw bei vorhandenem Dienstwagen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der BFH hat entschieden: Nutzt ein Arbeitnehmer trotz verfügbarem Dienstwagen den privaten Pkw für Dienstreisen, sind die Kosten im Regelfall nicht als Werbungskosten abzugsfähig.
• Entscheidend war dabei die private Veranlassung: Der Firmenwagen wurde privat von der Ehefrau genutzt.
• Arbeitnehmer sollten vor der Nutzung des Privatwagens prüfen, ob ein nachvollziehbarer beruflicher Grund besteht. Arbeitgeber sollten Ausnahmen klar regeln und unmissverständlich dokumentieren.

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Wer einen Firmenwagen für dienstliche Fahrten nutzen kann, sollte berufliche Reisen grundsätzlich mit diesem Fahrzeug durchführen. Kosten für Dienstreisen mit dem Privatwagen können in der Regel nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden, wenn dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur Verfügung steht und ihm bei dessen Nutzung keine eigenen Fahrtkosten entstanden wären. Das hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 21. Januar 2026 (VI R 30/24) entschieden. Damit korrigiert der BFH die zuvor arbeitnehmerfreundliche Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 18. September 2024 (9 K 183/23).

Der Streitfall

Dem Verfahren lag ein Sachverhalt zugrunde, der in der Praxis nicht selten vorkommt: Ein Arbeitnehmer durfte von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen nutzen. Das Fahrzeug stand ihm sowohl für dienstliche als auch für private Fahrten zur Verfügung. Bei Dienstreisen mit dem Firmenwagen hätte der Arbeitgeber die anfallenden Tankkosten getragen. Für Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug sah die Arbeitgeberregelung dagegen nur eine Erstattung von 0,30 EUR je Kilometer vor und auch dies nur bei genehmigter Nutzung des Privatwagens in Ausnahmefällen.

Trotz dieser Regelung führte der Arbeitnehmer im Streitjahr drei beruflich veranlasste Dienstreisen mit seinem privaten Pkw durch. Den Firmenwagen nutzte während dieser Zeiten seine Ehefrau. In der Einkommensteuererklärung machte der Arbeitnehmer für die Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug Fahrtkosten als Werbungskosten geltend.

Finanzgericht gab Arbeitnehmer zunächst Recht

Das Finanzamt erkannte die Aufwendungen nicht an. Das Niedersächsische Finanzgericht gab dem Arbeitnehmer hingegen zunächst Recht. Es stellte im Wesentlichen darauf ab, dass Arbeitnehmer ihr Verkehrsmittel für berufliche Fahrten grundsätzlich frei wählen dürften und dass die geltend gemachten Kosten im konkreten Fall nicht als unangemessen anzusehen seien.

BFH: Privat veranlasste Mehrkosten nicht steuerlich absetzbar

Der BFH hat diese Sichtweise im Revisionsverfahren nicht bestätigt. Zwar betont auch der BFH, dass Arbeitnehmer für berufliche Fahrten grundsätzlich das Verkehrsmittel frei wählen können und auch tatsächliche Aufwendungen für die Nutzung eines eigenen Beförderungsmittels als Werbungskosten in Betracht kommen. Diese Grundsätze gelten jedoch nicht uneingeschränkt. Auch bei Werbungskosten können unangemessene Aufwendungen vom steuerlichen Abzug ausgeschlossen sein.

Entscheidend war für den BFH die sogenannte „Über-Kreuz-Nutzung“: Der Arbeitnehmer fuhr mit seinem Privatwagen zu den dienstlichen Terminen, damit der Firmenwagen während seiner Abwesenheit privat von seiner Ehefrau genutzt werden konnte. Ein beruflicher Grund für die Nutzung des Privatwagens war nicht ersichtlich. Der Mehraufwand entstand damit nicht wegen der beruflichen Tätigkeit, sondern aufgrund einer privat veranlassten Entscheidung innerhalb der Familie.

Nach Auffassung des BFH berühren solche Aufwendungen die private Lebensführung. Ein vernünftig handelnder Steuerpflichtiger hätte laut BFH für die Geschäftsreisen den vorhandenen Dienstwagen genutzt und den zusätzlichen Aufwand vermieden.

Da bei Nutzung des Firmenwagens für den Arbeitnehmer keine Fahrtkosten entstanden wären, sah der BFH die geltend gemachten Kosten für den Privatwagen in voller Höhe als unangemessen an. Auf das Verhältnis der Aufwendungen zu den Einkünften des Arbeitnehmers kam es nach der BFH-Entscheidung nicht an.

Der BFH hob daher das Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts auf und wies die Klage ab. Für die Praxis bedeutet dies eine deutliche Einschränkung gegenüber der erstinstanzlichen Entscheidung: Die bloße Wahlfreiheit des Verkehrsmittels genügt nicht, um privat veranlasste Mehrkosten steuerlich geltend machen zu können. Steht ein Firmenwagen für Dienstreisen zur Verfügung und hätte dessen Nutzung keine eigenen Kosten ausgelöst, ist der Werbungskostenabzug für stattdessen entstandene Kosten eines Privatwagens regelmäßig ausgeschlossen.

Praxistipp:

Arbeitnehmer, denen ein Firmenwagen für Dienstreisen zur Verfügung steht, sollten vor Nutzung des privaten Pkw prüfen, ob hierfür ein nachvollziehbarer beruflicher Grund besteht. Rein private Gründe - etwa die private Nutzung des Firmenwagens durch Familienangehörige während der Dienstreise - reichen nach der BFH-Entscheidung nicht aus. In solchen Fällen droht der vollständige Ausschluss des Werbungskostenabzugs. Arbeitgeber sollten zudem klare Dienstwagen- und Reisekostenregelungen vorhalten und dokumentieren, wann ausnahmsweise ein Privatwagen für Dienstreisen genehmigt wird.

Hinweis zur Einordnung:

Die Entscheidung betrifft den Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers für die Nutzung des privaten Pkw. Die lohnsteuerliche Behandlung des Dienstwagens steht nicht im Fokus des Urteils.

Für vergleichbare offene Fälle ist zu prüfen, ob Einsprüche oder Anträge, die sich noch auf die frühere Entscheidung des Niedersächsischen Finanzgerichts stützen, nach der BFH-Entscheidung noch Erfolgsaussichten haben.