E-Rechnung Pflicht 2027: Checkliste für Unternehmen

Das Wichtigste auf einen Blick

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich für inländische B2B-Umsätze, sofern der Rechnungsaussteller im Vorjahr mehr als 800.000 EUR Gesamtumsatz erzielt hat. Für kleinere Unternehmen gilt noch eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend.
Eine einfache PDF-Rechnung reicht künftig nicht mehr aus. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Format, z.B. XRechnung oder ZUGFeRD, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Betroffene Unternehmen sollten jetzt ihre Software und internen Prozesse prüfen und frühzeitig auf die neuen Anforderungen ausrichten. Eine Validierung der E-Rechnung kann u.a. Formatfehler aufdecken, welche sonst zu einer Gefährdung des Vorsteuerabzugs führen.

Nachdem Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen, rückt nun die nächste Stufe der Umsetzung näher: Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresgesamtumsatz von mehr als EUR 800.000 Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Lesen Sie dazu gern auch unseren damaligen Beitrag: E-Rechnung: Welche Regelungen gelten ab 2025?

Nachdem wir bereits in unserem Beitrag von Dezember 2025 Wichtige Hinweise zur Prüfung von E-Rechnungen über die Anforderungen der Finanzverwaltung informiert hatten, steht nun die praktische Umsetzung im Mittelpunkt.

Was ändert sich ab 1. Januar 2027?

Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten allerdings noch Übergangsregelungen.

Ab 1. Januar 2027 müssen inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als EUR 800.000 im vorangegangenen Kalenderjahr ihre Rechnungen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027. Ab 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.

Betroffen von der E-Rechnungspflicht sind nur inländische Unternehmen. Inländisch ist ein Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland. Ausländische Unternehmer ohne feste Niederlassung in Deutschland können in der Rechnung darauf hinweisen, dass keine E-Rechnungspflicht besteht.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung. Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen.
Sie muss elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Typische Formate sind die XRechnung als rein strukturiertes Format und ZUGFeRD als hybrides Format. Weitere Formate sind zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen und eine automatische Verarbeitung ohne manuelle Erfassung ermöglichen.

Wichtig: Eine per E-Mail versendete PDF-Datei erfüllt die Anforderungen einer E-Rechnung nicht, weil sie keinen strukturierten Datensatz enthält, der ohne Medienbruch maschinell verarbeitet werden kann.

Validierung als neuer Prüfbaustein

Neben der inhaltlichen Prüfung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG gewinnt auch die technische Prüfung der E-Rechnung an Bedeutung. Diese technische Prüfung wird als Validierung bezeichnet. Eine Validierung prüft, ob die Rechnung den technischen Anforderungen des jeweiligen Formats entspricht. Sie kann zum Beispiel aufzeigen, ob Formatfehler bestehen oder Pflichtfelder fehlen.

Wichtig ist: Die technische Validierung ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Unternehmen müssen weiterhin prüfen, ob die Rechnung inhaltlich richtig ist, ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde, ob der zutreffende Steuersatz verwendet wurde und ob die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG vollständig vorliegen.

Nach der Verwaltungsauffassung ist eine Validierung selbst keine Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Sie kann aber helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und spätere Korrekturen zu vermeiden. Unternehmen sollten daher mit ihrem Softwareanbieter klären, ob eine Validierung im bestehenden System möglich ist oder ob zusätzliche Lösungen erforderlich sind, denn fehlerhafte E-Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden.

Software und Prozesse stehen jetzt im Fokus

Für Unternehmen bedeutet die Umstellung auf die E-Rechnung eine Anpassung der Software und der Prozesse. Die Abläufe im Rechnungseingang und Rechnungsausgang sollten insgesamt überprüft werden.

Wichtig sind insbesondere folgende Fragen:

Kann die eingesetzte ERP-Software E-Rechnungen erstellen?
Können die E-Rechnungen technisch validiert werden?
Ist die elektronische Archivierung der E-Rechnung sichergestellt?
Sind Zuständigkeiten für Prüfung, Freigabe und Fehlerbearbeitung geregelt?
Sind die Stammdaten vollständig und aktuell?

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Unternehmen sollten die verbleibende Zeit bis zum 1. Januar 2027 nutzen und ihre Prozesse vorbereiten. Sinnvoll ist insbesondere ein kurzer Umsetzungscheck:

Betroffenheit prüfen: Überschreitet der Gesamtumsatz im Vorjahr die Grenze von EUR 800.000?
Software prüfen: Können E-Rechnungen erstellt, empfangen, validiert und archiviert werden?
Prozesse testen: Funktionieren Rechnungseingang, Freigabe, Buchung und Archivierung?
Verantwortlichkeiten festlegen: Wer prüft technische Fehler? Wer prüft steuerliche Inhalte?

Auch Unternehmen, die erst ab 1. Januar 2028 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, sollten die Umstellung nicht zu lange aufschieben.

Unser Praxishinweis

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist mehr als ein neues Rechnungsformat. Sie verändert Abläufe in der Buchhaltung, IT und Archivierung. Wer frühzeitig prüft, welche Prozesse angepasst werden müssen und ob die eingesetzte Software den technischen Anforderungen genügt, vermeidet unnötigen Zeitdruck und reduziert Risiken beim Vorsteuerabzug.

Gern unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihres individuellen Handlungsbedarfs, der Prüfung Ihrer Prozesse sowie bei Fragen zur steuerlichen und praktischen Umsetzung der E-Rechnung.

Häufig gestellte Fragen zum Thema

Wer muss E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als EUR 800.000 im Vorjahr E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich ausstellen. Für kleinere Unternehmen gilt die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.
Wann besteht keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen?

Keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht insbesondere bei: B2C-Umsätzen, also Rechnungen an Privatpersonen, Umsätzen an ausländische Unternehmer (ACHTUNG: es sind die lokalen Gesetze des Empfängerlandes zu beachten), Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250, Rechnungen von Kleinunternehmern, bestimmten steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Führen technische Fehler in der E-Rechnung zu einer Gefährdung des Vorsteuerabzugs?

Ja, eine Datei, welche auf Grund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht erfüllt, gilt nicht als E-Rechnung und kann somit zu einer Gefährdung des Vorsteuerabzugs führen. Ob ein Formatfehler vorliegt, kann mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden.
Was bedeutet „Validierung“ einer E-Rechnung?

Bei der Validierung wird technisch geprüft, ob die E-Rechnung dem vorgesehenen Format entspricht, maschinell verarbeitet werden kann und die erforderlichen Pflichtfelder plausibel befüllt sind. Die Validierung ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Unternehmen müssen weiterhin prüfen, ob die Rechnung sachlich und umsatzsteuerlich korrekt ist.
Ist eine Validierung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug?

Nach der Verwaltungsauffassung ist eine technische Validierung keine eigenständige Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Sie kann jedoch helfen, Formatfehler, fehlende Angaben oder logische Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen. Diese Fehler können den Vorsteuerabzug gefährden! Unternehmen sollten daher prüfen, ob ihre Software eine technische Validierung unterstützt.