Besondere Aufzeichnungspflichten bei Bewirtung und Geschenken

Das Wichtigste auf einen Blick

• Bewirtungsaufwendungen und Kundengeschenke müssen einzeln und getrennt von sonstigen Betriebsausgaben dokumentiert werden.
• Die Buchung muss zeitnah erfolgen: innerhalb von zehn Tagen, spätestens aber einen Monat nach dem Geschäftsvorfall.
• Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs führen.

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Der Compliance-Dinosaurier: Besondere Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG für Bewirtungsaufwendungen und Geschenke

Es ist erstaunlich, wie manche Gesetzesvorschriften, die scheinbar aus der Urzeit stammen und längst in Vergessenheit geraten sind, plötzlich wieder an Aktualität gewinnen. In der täglichen Praxis tauchen immer wieder Fälle auf, in denen Betriebsprüfer gezielt nach solchen "alten Schätzen" suchen, um die Einhaltung der steuerlichen Pflichten zu überprüfen. Die besondere Aufzeichnungspflicht nach § 4 Abs. 7 EStG ist hierfür ein klassisches Beispiel: Ursprünglich als Relikt vergangener Tage betrachtet, steht sie heute wieder verstärkt im Fokus der Betriebsprüfer.

Worum geht es in der besonderen Aufzeichnungspflicht für Bewirtung und Geschenke konkret? 

Bestimmte Betriebsausgaben, wie z. B. Kundengeschenke und Bewirtungsaufwendungen, müssen nicht nur wie andere Ausgaben aufgezeichnet werden, sondern sind einzeln und getrennt von sämtlichen sonstigen Betriebsausgaben zu dokumentieren. Für jede dieser Aufwandsgruppen ist entweder ein eigenes Konto einzurichten oder zumindest eine separate Kategorie in der Buchhaltung zu führen.

Zeitnahe Erfassung

Gesetzlich vorgeschrieben ist auch die zeitnahe Erfassung: Die Buchung muss innerhalb von zehn Tagen, spätestens aber einen Monat nach dem jeweiligen Geschäftsvorfall erfolgen. Es reicht keinesfalls, die Belege einfach zu sammeln und erst am Jahresende zu verbuchen – die kontinuierliche und fortlaufende Buchung ist gesetzlich vorgeschrieben.

Wer alte Vorschriften ignoriert, riskiert neue Probleme – Digitalisierung hin oder her - besondere Aufzeichnungsverpflichtungen für Bewirtung und Geschenke sind immer noch aktuell.

Tatjana Angert, Senior Manager, Steuerberaterin, M.A.

Klare Buchungen und strikte Regeln für Umbuchungen 

Die Angaben in den Buchungen selbst müssen klar und eindeutig erkennen lassen, um welche Art von Aufwendung es sich handelt. Das bedeutet auch, dass nachträgliche Umbuchungen am Jahresende oder nach Abschluss des Geschäftsjahres grundsätzlich nicht zulässig sind. Nur in Ausnahmefällen, etwa bei einer Umbuchung von Bewirtungsaufwendungen, wenn irrtümlich eine Mitarbeiterbeköstigung falsch zugeordnet wurde, ist dies gestattet.

Ebenfalls in den Fällen, wenn z. B. bei einer Kundenveranstaltung eine Gesamtrechnung für die gebuchte Seminarräume und Essensgestellung vorliegt, muss in der Buchführung eine getrennte Erfassung der Aufwendungen erfolgen.

Geschenke: Empfänger müssen erkennbar sein 

Bei Geschenken kommt eine weitere Besonderheit hinzu: Hier muss der Name des Empfängers entweder direkt aus der Buchung oder dem zugehörigen Beleg ersichtlich sein. Geschenke gleicher Art dürfen zwar in einer Sammelbuchung zusammengefasst werden, aber auch hier ist es zwingend notwendig, die Namen der Empfänger anhand eines Nachweises nachvollziehbar zu machen.

Materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug 

Die Aufzeichnungspflicht ist eine materiell-rechtliche Voraussetzung dafür, dass die entsprechenden Ausgaben überhaupt als Betriebsausgaben steuerlich abgezogen werden dürfen. Verstöße gegen diese Pflicht führen grundsätzlich zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs - und das gilt strikt, selbst wenn der Beleg verloren geht. Ein Ersatznachweis ist in diesen Fällen gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen.

Zuwendungen an eigene Mitarbeitende

Ein häufiger Mangel in der Buchführung ist die Erfassung der Mahlzeiten und Präsente für die eigenen Mitarbeitende. Es muss beachtet werden, dass Zuwendungen an eigene Mitarbeitende keine Geschenke i.S.v. § 4 Absatz 5 Nr. 1 EStG sind und die Einladung der Mitarbeitenden zum Essen nicht aus einem geschäftlichen, sondern aus einem betrieblichen Anlass erfolgt. Kosten der Mahlzeiten sollen somit nicht als Bewirtung i.S.v. § 4 Absatz 5 Nr. 1 EStG erfasst werden.

Die Aufwendungen gehören auf die Konten „Freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuerfrei“ oder „Freiwillige soziale Aufwendungen lohnsteuerpflichtig“ und sind steuerlich stets abziehbar, unabhängig von der Höhe.

Empfehlung

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Buchführung. Achten Sie darauf, dass sämtliche Aufwendungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sauber dokumentiert sind. Bei Bedarf können wir Sie bei den Zuordnungsentscheidungen sowie bei der Koordination und Optimierung von Prozessen bei den Finanz- und Lohnbuchhaltungen unterstützen. Risikoeinschätzungen sollten am besten vorgenommen werden, bevor der Prüfer oder die Prüferin kommt. Gern helfen wir Ihnen dabei, durch gezielte Weiterbildungen Ihrer Mitarbeitenden wirksame Maßnahmen zur Qualitätssicherung zu etablieren.