Return to Office: Rechtliche Rahmenbedingungen für die Rückkehr vom Homeoffice ins Büro

Das Wichtigste auf einen Blick

• Arbeitgeber dürfen die Rückkehr ins Büro nicht willkürlich anordnen. Eine solche Anordnung muss zumindest billigem Ermessen entsprechen.
• Ein vertraglicher Anspruch auf Homeoffice kann die Rückkehr erschweren.
• Im Zweifel ist der Betriebsrat zu beteiligen, bevor flächendeckend bestehende Homeoffice-Regelungen eingeschränkt werden.

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Die Rückkehr ins Büro ist derzeit eines der zentralen Themen der Arbeitswelt. Während viele Unternehmen während der Pandemie auf das Arbeiten im Homeoffice gesetzt haben, wächst nun der Wunsch nach mehr Präsenz, also heißt es „Return to Office“. Doch nicht nur die personalpolitischen, sondern auch die rechtlichen Rahmenbedingungen sind komplex. Regelmäßig enden Auseinandersetzungen vor den Arbeitsgerichten. Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick, was Arbeitgeber bei Widerruf bzw. Einschränkung bestehender Homeofficeregelungen beachten müssen.

„Return to Office“ beschreibt die Rückkehr von Beschäftigten aus dem Homeoffice in die betriebliche Präsenzarbeit. Nach Jahren vermehrter Homeofficetätigkeit möchten viele Unternehmen wieder zu mehr Präsenz zurückkehren. Mehr Präsenz im Büro bedeutet jedoch in der Regel Widerruf und Einschränkungen bestehender Homeofficemöglichkeiten, sodass Konflikte vorprogrammiert sind.

Welche rechtlichen Voraussetzungen beim Return-to-Office-Prozess zu beachten sind, hängt von der rechtlichen Grundlage der Homeofficetätigkeit ab.

Direktionsrecht als Rechtsgrundlage

Zunächst ist festzuhalten, dass das Direktionsrecht des Arbeitgebers gemäß § 106 GewO grundsätzlich die Bestimmung des Arbeitsorts erlaubt. Es kann daher die Basis für eine Homeofficetätigkeit darstellen. Ist auf dieser Basis eine Homeofficetätigkeit zugesagt, stellt sich die Frage, ob und wie diese widerrufen werden kann. Fest steht, dass eine rechtmäßige Ausübung des Direktionsrechts nur im Rahmen billigen Ermessens stattfinden kann. Nach der Rechtsprechung des LAG Köln (Urteil vom 11. Juli 2024, Az. 6 Sa 579/23) muss daher zumindest ein sachlicher bzw. betrieblicher Grund für den Widerruf vorliegen.

Pauschale Verweise auf Arbeitskonzepte und die Unternehmenskultur sind insofern nicht ausreichend. Sachliche Gründe für den Widerruf können etwa geänderte betriebliche Abläufe, Sicherheitsanforderungen oder gesteigerte Kommunikationsbedarfe sein. Im Regelfall dürften die Gerichte die Anforderungen an einen solchen Widerruf nicht überspannen, da die Tätigkeit im Betrieb immer noch den Regelfall darstellt und es keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Homeofficetätigkeit gibt.

Vertragliche Vereinbarungen als Rechtsgrundlage

Besteht ein ausdrücklicher vertraglicher Anspruch, ist der Inhalt der zugrunde liegenden Vereinbarung maßgeblich. Regelmäßig enthalten Homeofficevereinbarungen Widerrufsvorbehalte, die die Beendigung bzw. Einschränkung von Homeofficetätigkeiten regeln. Hier gilt jedoch, dass ein solcher Vorbehalt nur dann wirksam ist, wenn er klar und transparent formuliert ist und insbesondere die Voraussetzungen für die Ausübung des Widerrufs benennt. Allgemeine Klauseln wie „Homeoffice kann jederzeit widerrufen werden“ genügen den Anforderungen an einen wirksamen Widerrufsvorbehalt nicht.

Ist kein Widerrufsrecht vereinbart oder ist der Widerrufsvorbehalt unwirksam, kann ein „Return-to-Office“ im Zweifel nur durch eine Änderungskündigung umgesetzt werden. Die Anforderungen an eine Änderungskündigung sind jedoch nicht niedriger als die Anforderungen an eine Beendigungskündigung, sodass dieser Weg beschwerlich und voller Risiken für die Arbeitgeber ist.

Betriebsvereinbarung als Rechtsgrundlage

Ergibt sich ein Anspruch auf eine Homeofficetätigkeit aus einer dazu mit dem Betriebsrat vereinbarten freiwilligen Betriebsvereinbarung, kann eine Return-to-Office-Policy durch den Abschluss einer neuen geänderten Betriebsvereinbarung umgesetzt werden.

Da die Entscheidung über das „Ob“ der Gestattung einer Tätigkeit im Homeoffice mitbestimmungsfrei ist, entfalten solche Betriebsvereinbarungen im Falle der Kündigung keine Nachwirkung, sofern dies nicht ausdrücklich geregelt ist. Wenn die Homeofficetätigkeit ausschließlich auf einer Betriebsvereinbarung beruht, kann eine vollständige Unterbindung von Homeofficetätigkeiten durch die Kündigung der entsprechenden freiwilligen Betriebsvereinbarung umgesetzt werden. Dieser Schritt muss auch nicht durch sachliche bzw. betriebliche Gründe gerechtfertigt sein.

Return to Office – die Rückkehr ins Büro verlangt nicht nur Fingerspitzengefühl in der Personalpolitik, sondern auch ein klares Verständnis des rechtlichen Rahmens.

Niklas M. Hjort, Senior Associate, Rechtsanwalt

Sonstige zu beachtende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates

Eine wie vorstehend beschriebene mitbestimmungsfreie vollständige und flächendeckende Abschaffung von Homeofficetätigkeiten bzw. mobiler Arbeit dürfte jedoch aus personalpolitischen Gründen einen absoluten Ausnahmefall darstellen, sodass allenfalls eine flächendeckende Einschränkung bestehender Regelungen oder Kodifizierung neuer verstärkter Präsenzpflichten in Betracht kommen dürften. Besteht ein Betriebsrat, berühren solche Maßnahmen regelmäßig das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG. Nach dieser erst kürzlich geschaffenen Norm hat der Betriebsrat über die Ausgestaltung mobiler Arbeit mitzubestimmen, die mittels Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird. Dies erfasst auch klassische Homeofficetätigkeiten. Lediglich Tätigkeiten, die bereits aus der Natur der Sache nicht im Betrieb erbracht werden (Außendienst, Fahrer etc.) sind nicht erfasst. Nach der Gesetzesbegründung und der Rechtsprechung des LAG Berlin-Brandenburg (Beschluss vom 30. Januar 2024, Az. 8 TaBV 748/23) soll auch der Umfang der mobilen Arbeit mitbestimmungspflichtig sein, insbesondere auch die Anzahl an Wochentagen, an denen mobil gearbeitet werden darf. Damit ist die Einführung oder die Änderung von Regelungen, die nicht nur im Einzelfall den Umfang von Präsenzpflichten bzw. mobiler Arbeit festlegen, mitbestimmungspflichtig.

Unabhängig von einem Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG kann die Rückkehr ins Büro auf kollektiv- und individualrechtlicher Ebene mit einer Versetzung im Sinne des § 99 BetrVG verbunden sein, insbesondere wenn dadurch der Arbeitsort wechselt oder sich die Tätigkeit wesentlich verändert. In solchen Fällen ist die Zustimmung des Betriebsrats zur Versetzung einzuholen.

Fazit: Return-to-Office-Policy sorgfältig vorbereiten

Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist die Möglichkeit von Homeoffice zu Recht ein geschätztes Gut geworden, das sie nur ungern hergeben, auch wenn es hierfür auf Arbeitgeberseite berechtigte Interessen gibt. Unter welchen Umständen daher ein „Return to Office“ umgesetzt werden kann, wird derzeit vor vielen Arbeitsgerichten geklärt. Um Niederlagen mit Signalwirkung zu vermeiden, ist die Umsetzung einer Return-to-Office-Policy sorgfältig vorzubereiten. Die verschiedenen Rechtsgrundlagen sind zu analysieren und darauf aufbauend eine Umsetzungsstrategie zu entwickeln. Besteht ein Betriebsrat, ist dieser im Zweifel zu beteiligen, wobei dies ggf. auch die Umsetzung vereinfachen und beschleunigen kann.