Leitfaden für die Erstellung der Nachhaltigkeitserklärung nach CSRD/ESRS

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Das Wichtigste auf einen Blick

  • Die Erstellung der Nachhaltigkeitserklärung ist aufgrund ihres Umfangs und Detaillierungsgrads anspruchsvoll und nicht zu unterschätzen.
  • Ein geschicktes Vorgehen und ein klares Bewusstsein für die Pflichtangaben erleichtern das Nachhaltigkeitsreporting.
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Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) wird die Nachhaltigkeitserklärung verpflichtender und gesonderter Teil des Lageberichts. Sie unterliegt einer inhaltlichen Prüfung durch eine Abschlussprüferin oder einen Abschlussprüfer. Mithilfe einer Wesentlichkeitsanalyse ermitteln Unternehmen in einem ersten Schritt, welche Nachhaltigkeitsinformationen als wesentlich einzustufen sind und dementsprechend in der Nachhaltigkeitserklärung offengelegt werden müssen. Die damit einhergehende Identifikation der relevanten Datenpunkte aus den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) und das Aufsetzen des Nachhaltigkeitsreportings stellt viele Unternehmen aufgrund von Unklarheiten in der Auslegung vor große Herausforderungen. Mit unserem Leitfaden informieren wir Sie, wie Sie sicherstellen können, dass die Nachhaltigkeitserklärung alle wichtigen Informationen gemäß ESRS enthält und welche Schritte für eine effiziente und mittelstandstaugliche Erstellung der Nachhaltigkeitserklärung wichtig sind.  

Sicherstellen, dass die Nachhaltigkeitserklärung alle relevanten Informationen gemäß ESRS enthält

Folgende Schritte empfehlen wir mittelständischen Unternehmen für eine zielgerichtete Identifikation der für Sie relevanten und zutreffenden Angabepflichten im Anschluss an die Wesentlichkeitsanalyse

1. Relevante Angabepflichten ermitteln

Das Ergebnis der Wesentlichkeitsanalyse ist eine Aufstellung von Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs), die über einer durch das berichterstattende Unternehmen definierten Wesentlichkeitsschwelle liegen. Durch die Zuordnung der IROs zu den Themen des European Sustainability Reporting Standards (ESRS) werden themenspezifische Angabepflichten innerhalb der Standards für die Berichterstattung aktiviert, über die Unternehmen in der Nachhaltigkeitserklärung berichten müssen. Eine der größten Herausforderung bei der Ermittlung der relevanten Angabepflichten ist, dass es bisher in den ESRS und in den dazugehörigen Handreichungen und Interpretationshilfen (noch) kein Mapping von Angabepflichten zu Unter- und Unter-Unterthemen bzw. zu den selbst identifizierten IROs gibt. Dieses Mapping müssen Unternehmen nach Abschluss der Wesentlichkeitsanalyse selbst vornehmen und gegenüber der Abschlussprüferin oder dem Abschlussprüfer begründen.

Eine fundierte Datenpunktanalyse zu Beginn der Vorbereitung auf die Informations- und Datenerhebung ist der Schlüssel für die effiziente, CSRD-konforme Berichterstattung. Hierbei empfiehlt sich der Rückgriff auf bestehende unternehmensinterne Risikomanagementprozesse aus beispielsweise ISO-Zertifizierungen (z.B. ISO 50001 (Energiemanagement) oder DIN ISO 45001 (Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement)).

Nachdem Unternehmen die relevanten Angabepflichten ermittelt haben, empfehlen wir, nach Erleichterungen für die Berichterstattung zu suchen.

2. Freiwillige Angabepflichten auslassen

Da die Ressourcen für die Berichterstattung häufig knapp bemessen sind, sollte der Fokus gerade in den ersten Jahren auf den verpflichtenden ESRS-Datenpunkten liegen. Unternehmen dürfen in diesem Zusammenhang „Kann-Angaben“ grundsätzlich auslassen.

3. Übergangsregelungen nutzen

Speziell für Unternehmen unter 750 Mitarbeitenden gibt es großzügige Ausnahmen für die initiale Berichterstattung: So sind viele Datenpunkte erst ab dem zweiten bzw. dritten Berichtsjahr in Gänze offenzulegen. Aber auch für größere Unternehmen gelten übergangsweise Erleichterungen bezüglich der Ausweisung von Kennzahlen.

Übergangsbestimmungen gemäß ESRS 1 Anlage C

Bestimmte Angaben können im Sinne einer fundierten Vorbereitung in den ersten Berichtsjahren ausgelassen werden:

Für alle Unternehmen Für Unternehmen mit < 750 Mitarbeitenden

3 Jahre: Kennzahlen zur Wertschöpfungskette

2 Jahre: Angaben im Zusammenhang mit Arbeitskräften in der Wertschöpfungskette (ESRS S2), Betroffenen Gemeinden (ESRS S3) und Verbrauchern & Konsumenten (ESRS S4) sowie Biologischer Vielfalt (ESRS E4)

3 Jahre: Quantitative Daten zu finanziellen Auswirkungen klimabezogener physischer Risiken

1 Jahr: Angaben im Zusammenhang mit ESRS S1

1 Jahr: Konkrete Angaben zu erwarteten finanziellen Auswirkungen von Risiken und Chancen im Bereich Umwelt (ESRS E1 - ESRS E5)

1 Jahr: Angaben zu Scope 3 Treibhausgasemissionen 

4. Mindestanforderungen erfüllen

Für den Fall, dass Unternehmen (noch nicht) über themenspezifische Strategien, Maßnahmen oder Ziele verfügen, reichen Mindestangaben (MDRs) in der Nachhaltigkeitserklärung aus. Eine Ausnahme bietet hierbei der ESRS G1 Unternehmenspolitik, der keine Mindestangaben vorsieht.

Nachdem Unternehmen die relevanten Angabepflichten für das CSRD-Reporting ermittelt haben, empfehlen wir, nach Erleichterungen für die Berichterstattung zu suchen und diese in Etappen über die kommenden Jahre auszuweiten.

Ina Lensch-Franzen, Manager ESG & Nachhaltigkeit

Den Prozess der Implementierung effizient aufsetzen

Unternehmen können unter Anwendung der vier genannten Schritte ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung in Etappen aufbauen und über die ersten Jahre hinweg stetig erweitern, um ihre Berichtsprozesse auf ein stabiles Fundament zu stellen.

Nach der Identifikation und Festlegung der Angabepflichten empfehlen wir, folgende Schritte für die Konzeption und Implementierung der CSRD/ESRS umzusetzen.

1. Soll-Ist Abgleich

Für die ausgewählten Datenpunkte sollte zunächst der Ist-Zustand im Abgleich mit den Soll-Anforderungen der ESRS bestimmt werden.

Wichtige Fragestellungen hierfür sind:

  • Welche Berichtsanforderungen werden an das Unternehmen gestellt?
  • Welche Informationen und Daten liegen bereits vor?
  • Welche Prüfbelege sind vorhanden?

2. Gap-Analyse

Auf der Grundlage des Soll-Ist-Abgleichs kann eine Gap-Analyse durchgeführt werden.

Wichtige Fragestellungen hierfür sind:

  • Welche Informationen und Daten müssen noch erarbeitet und eingeholt werden?
  • Wie hoch ist der Aufwand zur Schließung der Gaps?
  • Mit welcher Priorität sollen die Gaps angegangen werden?

3. Konzeption

Nach der Gap-Analyse können Konzepte zur Vorbereitung auf die Implementierung erarbeitet werden.

Wichtige Fragestellungen hierfür sind:

  • Welche Maßnahmen müssen zur Erfüllung der Berichtsanforderungen umgesetzt werden?
  • Welche konkreten Konzepte, Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen sollen angepasst bzw. erarbeitet werden?
  • Wer trägt die Verantwortung für die Implementierung?
  • Mit welchen Ressourcen und in welchem Zeitrahmen soll die Implementierung erfolgen?
  • Welche bestehenden Prozesse können genutzt und ausgebaut werden? Welche müssen neu geschaffen werden?

4. Implementierung

Auf Grundlage der Konzeption kann die Implementierung erfolgen. Insbesondere die Informations- und Datenerhebung nimmt erfahrungsgemäß viel Zeit in Anspruch und sollte gut vorbereit werden. Gleiches gilt für den Aufbau eines prüffähigen Internen Kontrollsystems (IKS) zur Abbildung der Kontroll- und Überwachungsprozesse im Rahmen der Berichterstattung.

5. Erstellung und Prüfung der Nachhaltigkeitserklärung

Schlussendlich müssen die erarbeiteten Nachhaltigkeitsinformationen in einer Nachhaltigkeitserklärung als Teil des Lageberichts abgebildet werden. Diese wird mit (zunächst) begrenzter Sicherheit geprüft.

Anforderungen und Struktur der Nachhaltigkeitserklärung nach CSRD/ESRS

Struktur der Nachhaltigkeitserklärung

Die Nachhaltigkeitserklärung ist verpflichtender Bestandteil des Lageberichts

  1. Die Nachhaltigkeitserklärung stellt einen eigenen Abschnitt dar.
  2. Der Abschnitt ist wie folgt zu gliedern und umfasst Informationen zu:
    1. Allgemeine Angaben
    2. Umwelt
    3. Soziales
    4. Governance
  3. Die Nachhaltigkeitserklärung unterliegt der Prüfungspflicht im Zuge der Jahresabschlussprüfung. Zugrunde liegende Prozesse und Dokumente müssen prüfbar im Sinne der Anforderungen für eine Jahresabschlussprüfung sein.

Die Nachhaltigkeitsberichterstattung ist umfangreich und anspruchsvoll

Die Erstellung der Nachhaltigkeitserklärung ist aufgrund ihres Umfangs und Detaillierungsgrads anspruchsvoll und nicht zu unterschätzen. Viele der Angabepflichten der ESRS sind mit der Erweiterung und dem Aufbau neuer Managementstrukturen und -prozesse sowie der Erhebung von Informationen und Daten verbunden. Die Anwendung erfordert eine tiefgreifende Auseinandersetzung mit den Anforderungen unter Einbindung relevanter Fachbereiche und Entscheidungsträger im Unternehmen sowie externer Stakeholder. Aus diesem Grund ist eine zeitnahe Vorbereitung auf die Berichterstattung inklusive der Durchführung einer Wesentlichkeitsanalyse, Soll-Konzeption und Implementierung empfehlenswert. Unsere Erfahrung und ein Blick in die Praxis zeigt, dass mehr als die Hälfte der berichtspflichtigen Unternehmen bereits mit der Wesentlichkeitsanalyse begonnen hat. Im Hinblick auf die Prüfung der Nachhaltigkeitserklärung sollte eine geeignete und vollständige Dokumentation (u.a. Prozessbeschreibungen, Nachweise) erfolgen.

Gern unterstützen wir Sie bei der Umsetzung der CSRD/ESRS in Ihrem Unternehmen und der Erstellung der Nachhaltigkeitserklärung mit unserem Fachwissen sowie ausgereiften Analyse-Tools und Arbeitspapieren – sprechen Sie uns an.

 

 

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