Inventur des Vorratsvermögens

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Inventur ist ein zentraler Bestandteil der Jahresabschlusserstellung.
• Bei prüfungspflichtigen Jahresabschlüssen erfolgt häufig eine Inventurbeobachtung durch Wirtschaftsprüferinnen und -prüfer.
• Wer frühzeitig plant und abstimmt, spart Zeit, Aufwand und vermeidet Überraschungen.

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Die Inventur des Vorratsvermögens ist für Unternehmen nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein zentraler Bestandteil der Jahresabschlusserstellung. Gemäß § 240 HGB sind die gesetzlichen Vertreter verpflichtet, einmal jährlich eine Inventur durchzuführen – entweder als Stichtagsinventur unmittelbar zur Aufstellung des Inventars oder als permanente Inventur zur Überprüfung der Verlässlichkeit der Lagerbuchführung, um aus dieser das Inventar abzuleiten.

Je nach Art und Umfang der Vorräte kann die Durchführung intern mit erheblichem Aufwand verbunden sein. Dieser besteht neben organisatorischem Aufwand im Rahmen der Vor- und Nachbereitung auch mit einen nicht unerheblichen Personalaufwand für die Durchführung der Inventur. Bei vielen Gesellschaften ist die Durchführung der Inventur zudem mit einem Produktionsstillstand verbunden. Bei prüfungspflichtigen Gesellschaften mit wesentlichen Vorratsbeständen ist die Inventur zusätzlich durch den Abschlussprüfer oder die -prüferin zu beobachten. Ziel ist es, Nachweise über das Vorhandensein, die Vollständigkeit und die Beschaffenheit der Vorräte zu erlangen – unabhängig vom gewählten Inventurverfahren.

Was prüft der Abschlussprüfer konkret?

Die Prüfung erfolgt in zwei Dimensionen:

1. Beurteilung des internen Kontrollsystems (IKS)

Der Prüfer analysiert die Angemessenheit und Wirksamkeit des Inventurverfahrens. Grundlage ist meist eine Inventurrichtlinie, deren sachgerechte Umsetzung geprüft wird. Dabei stehen u. a. folgende Aspekte im Fokus:

• Zählverfahren und Dokumentation: Wie werden Zähllisten verarbeitet? Was passiert mit nicht verwendeten Erfassungsbögen? Erfolgt die Inventur mittels technischer Unterstützung durch Geräte zur mobilen Datenerfassung (MDE-Geräte) wird die ordnungsgemäße Funktion dieser Geräte mit in die Prüfung einbezogen.
• Kategorisierung der Vorräte: Wie werden unfertige Erzeugnisse, schwer verkäufliche oder beschädigte Posten sowie Fremdbestände behandelt? 
• Erfassung von Bewegungen: Wie werden Zu- und Abgänge rund um den Bilanzstichtag sowie standortübergreifende Umlagerungen berücksichtigt? 

2. Beobachtung der Inventur vor Ort

Der Prüfer oder die Prüferin nimmt Ist-Bestände in Augenschein und führt stichprobenartige Kontrollzählungen durch. Teil der Prüfung vor Ort ist auch die tatsächliche Umsetzung der im Unternehmen eingeführten Inventurrichtlinie. Ist eine Teilnahme am Inventurtermin durch den Prüfer oder die Prüferin nicht möglich (z. B. bei zu später Beauftragung), sind zeitaufwändige alternative Prüfungshandlungen erforderlich. Dazu gehören neben Kontrollzählungen an Alternativterminen auch die die Überleitung der zwischenzeitlichen Bestandveränderung auf den Bilanzstichtag. Je größer der Zeitraum zwischen Bilanzstichtag und dem alternativen Termin der Nachzählungen ist, desto höher ist der Aufwand der Überleitung. Zur Prüfungssicherheit kann in solchen Fällen auch die Einsichtnahmen in Nachweise über den Verkauf von am Bilanzstichtag vorhanden Vorräten beitragen.

Kann durch alternative Prüfungshandlungen keine hinreichende Sicherheit über den Bestand der Vorräte erlangt werden, liegt ein sogenanntes Prüfungshemmnis vor, das zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerks führen kann.

Eine gute Inventur beginnt nicht erst am Zähltag – sondern mit rechtzeitiger Planung und klaren Abläufen.

Bastian Wiehe, Manager, Prokurist, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Dipl.-Kaufmann

Frühzeitige Einbindung zahlt sich aus

Für eine reibungslose und effiziente Prüfung sollte die Abschlussprüferin oder der Abschlussprüfer frühzeitig beauftragt und über den Inventurtermin informiert werden. Die Bereitstellung relevanter Unterlagen wie Inventuranweisung und Lageplan erleichtert die Planung.

Besondere Umstände – etwa laufende Produktion, schwer zugängliche Lagerorte oder schätzungsbedürftige Mengen – sollten frühzeitig abgestimmt werden, um Überraschungen zu vermeiden.