Neues BMF-Schreiben: Wichtige Hinweise zur Prüfung von E-Rechnungen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das BMF-Schreiben konkretisiert die Anforderungen an E-Rechnungen und regelt, wann eine elektronische Rechnung angenommen oder abgelehnt werden muss.
• Format- und Inhaltsfehler können dazu führen, dass eine Rechnung als nicht ordnungsgemäß gilt, was sich auf die rechtliche Wirksamkeit der Rechnung und den Vorsteuerabzug auswirkt.
• Entscheidend ist eine korrekte Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen anhand der im Artikel genannten Punkte.

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Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2025 ein Schreiben zum Empfangen und Versenden von E-Rechnungen veröffentlicht. Wer Fehler vermeiden will, sollte wissen, welche Punkte bei der Prüfung entscheidend sind. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, um Ihre Prozesse sicher und gesetzeskonform zu gestalten.

Formatfehler bei der E-Rechnung

Eine E-Rechnung muss bestimmten technischen Vorgaben entsprechen, insbesondere den Anforderungen der EN 16931. Liegt ein Formatfehler vor, erfüllt die Rechnungsdatei diese Vorgaben nicht. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Datei nicht den zulässigen Syntaxen entspricht oder keine vollständige maschinelle Extraktion möglich ist, und die Rechnung demzufolge technisch nicht lesbar ist In solchen Fällen gilt die Rechnung nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, sondern lediglich als „sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format“.

Was bedeutet das für Sie?

Während der Übergangsphase bis zur verpflichtenden Nutzung der E-Rechnung darf der Empfänger eine solche Rechnung annehmen, ist dazu jedoch nicht verpflichtet. Nach Eintritt der Pflicht zur E-Rechnung muss der Empfänger hingegen Rechnungen mit Formatfehlern ablehnen. Fehlt in der Datei beispielsweise das Ausstellungsdatum oder ist es nicht korrekt hinterlegt, liegt ein Formatfehler vor.

Geschäftsregelfehler

Neben Formatfehlern können auch sogenannte Geschäftsregelfehler auftreten. Diese entstehen, wenn die Rechnungsdatei gegen die für das jeweilige E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. Geschäftsregeln sind technische Vorgaben, die die logische Konsistenz der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen sicherstellen. In diesem Kontext werden die relevanten Geschäftsregeln unter anderem in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt, die auch die Grundlage für Formate wie XRechnung und ZUGFeRD bildet. Ein Beispiel für einen Geschäftsregelfehler wäre, wenn in einer E-Rechnung der Rechnungsbetrag nicht mit der Summe der Einzelposten übereinstimmt, was die logische Konsistenz der Rechnung infrage stellen würde.

Typische Ursachen für Geschäftsregelfehler können unvollständige Angaben oder widersprüchliche Informationen sein. Ein Beispiel für unvollständige Angaben wäre das Fehlen des Pflichtfeldes „BT-10 Buyer reference“ in einer Xrechnung, das dazu dient die Käuferreferenz beim Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren. Widersprüchliche Informationen treten auf, wenn etwa der ausgewiesene Steuerbetrag nicht mit dem angegebenen Steuersatz übereinstimmt. Solche Fehler werden oft als kritische Fehler („critical error“) bei der Validierung erkannt. Fehler, die sich auf andere Inhalte beziehen, wie etwa das Fehlen eines bestimmten Feldes, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich und beeinflussen nicht die steuerliche Wirksamkeit der Rechnung. Sie können jedoch die technische Verarbeitung der Rechnung behind.

Inhaltsfehler

Neben Format- und Geschäftsregelfehlern können auch Inhaltsfehler auftreten. Diese liegen vor, wenn eine Rechnung gegen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG verstößt (vgl. Abschnitt 15.2a UStAE). In diesem Fall handelt es sich um eine nicht ordnungsgemäße Rechnung.

Inhaltsfehler können im Rahmen einer Validierung erkannt werden, wenn die entsprechenden Geschäftsregeln verletzt werden, wie zum Beispiel, wenn Pflichtfelder fehlen oder falsch ausgefüllt sind. Allerdings können solche Fehler auch auftreten, ohne dass die Validierung einen Fehler meldet. Ein Beispiel hierfür wäre die Angabe eines falschen Steuersatzes – formal korrekt, aber inhaltlich fehlerhaft.

Die Validierung unterstützt Sie bei der Prüfung, ersetzt aber nicht Ihre Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu kontrollieren (vgl. Abschnitt 15.2a Abs. 6 und 15.11 Abs. 3 UStAE). Eine umfassende Prüfung, sei es manuell oder durch das ERP-System, ist nach wie vor notwendig, um sicherzustellen, dass beispielsweise die richtige Leistung abgerechnet wurde, der korrekte Steuerfall gewählt wurde und alle relevanten Informationen korrekt und vollständig in der Rechnung enthalten sind.

Praxis-Tipp:

• Verwenden Sie eine geeignete Validierungssoftware, um Format- und Geschäftsregelfehler frühzeitig zu erkennen. Die meisten Programme bieten bereits integrierte Prüfmechanismen, die Ihnen helfen, gängige Fehler zu vermeiden.
• Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf automatische Prozesse. Eine manuelle Prüfung oder die Überprüfung durch Ihr ERP-System ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt abgerechnet, der richtige Steuerfall angewendet und die E-Rechnung insgesamt den rechtlichen Anforderungen entspricht.
• Bewahren Sie den Validierungsbericht als Nachweis auf – Archivieren Sie den Validierungsbericht als Beleg für Ihre ordnungsgemäße Prüfung – dies ist besonders wichtig für die Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt und dokumentiert, dass Sie die Sorgfaltspflichten eines verantwortungsbewussten Kaufmanns erfüllt haben.

Gemeinsam verfasst mit Jennifer Dubbels, Steuerberaterin, und Ayhan Akin Altun, Tax Consultant.