E-Rechnung ab 2025: Die Neuerungen und Handlungsempfehlungen im Überblick

Das Wichtigste auf einen Blick

• Zum 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnung eingeführt.
• Ab dann müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und (unverändert) aufbewahren können.
• Bis 1. Januar 2028 gelten einige Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen.

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Mit dem Ziel ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer auf EU- und nationaler Ebene zu schaffen, wird zum 1. Januar 2025 in Deutschland die E-Rechnung eingeführt.

Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (CEN-Format EN 16931 der EU) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.​

Hierfür gibt es in Deutschland verschiedene Formate:

Rein strukturiertes Format:

Als rein strukturiertes Format ist das XML-Format vorgesehen, das lediglich maschinenlesbar ist und keine virtuelle ​Ansicht für den Menschen beinhaltet, z. B. die XRechnung​.

Hybrides Format​

Das hybride Format besteht sowohl aus einem strukturierten Datenteil (z. B. XML-Datei) ​
als auch einem für den Menschen lesbaren Teil (z. B. PDF-Datei), z. B. ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1 (ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL)​.

Individuell mit Kunden/Lieferanten vereinbartes Format

Es kann individuell mit Kunden/Lieferanten ein Format einer E-Rechnung vereinbart werden, sofern dies interoperabel mit dem CEN-Format EN 16931 ist (z. B. EDI-Verfahren)​.

Wichtig: Bei Abweichungen zwischen strukturiertem und lesbarem Teil geht der strukturierte Teil vor. ​

Wer ist von der E-Rechnung betroffen? ​

Betroffen sind alle Unternehmen,

• die​ Waren oder Dienstleistungen in Deutschland einkaufen und/oder
• die Waren oder Dienstleistungen im B2B-Geschäft in Deutschland verkaufen.​

Keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gibt es z. B.

• für B2C-Umsätze,​
• wenn der Kunde im Ausland ansässig ist,​
• wenn die Leistung im Ausland steuerbar (z. B. Baustelle im EU-Ausland) ist,​
• für Kleinbetragsrechnungen (brutto bis EUR 250),​
• für Fahrausweise (Bahn, ÖPNV, Linienflug, nicht: Taxi),​
• für bestimmte steuerfreie Umsätze (Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 8-29 UStG).

Wichtig: Es kommt für die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nicht darauf an, ob der Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Übergangsregelungen für die Ausstellung von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025: ​

• Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen. ​
• Ausstellung einer „sonstigen Rechnung“ weiterhin zulässig.​

Ab dem 1. Januar 2027: ​

• Pflicht zum Empfang und zur Ausstellung von E-Rechnungen. ​
• Ausnahmen: ​
  • Ausstellung sonstiger Rechnungen möglich für kleine Unternehmen mit einem Gesamtvorjahresumsatz < EUR 800.000 ​
  • Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren)​

Ab 1. Januar 2028: ​

• Pflicht zum Empfang und Ausstellung von E-Rechnungen ohne Ausnahmen.​

Was muss Ihr Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 tun?​

Zum 1. Januar 2025 muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Hier gibt es keine Übergangsfrist!

Ausreichend hierfür kann es schon sein, wenn Ihr Unternehmen ein E-Mail-Postfach zur ​Verfügung stellt. Es können auch – im Unternehmen ggf. bereits vorhandene – andere Übermittlungswege genutzt werden, wie

• die Bereitstellung mittels elektronischer Schnittstelle​,
• der Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
• ​oder über Download in einem (Kunden-) Portal​.

Die (bereits vorhandenen) Übermittlungswege sind bei jedem Unternehmen sehr individuell zu prüfen und ggf. anhand der Unternehmensbedürfnisse neu zu etablieren, so dass hier generelle Empfehlungen für eine Umsetzung nicht ratsam sind. Sprechen Sie uns gern an!

Wichtig:

• Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er hierzu technisch nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. Im Zweifel hat der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug. ​
• Es besteht keine Zustimmungspflicht für den Empfang von ​E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025.​
• Bis zum Ablauf der Übergangsfrist (31. Dezember 2026) können sonstige Rechnungen wie bisher versendet und empfangen werden. ​

Noch einige rechtliche Details ungeklärt

Viele rechtliche Details für die Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland sind noch ungeklärt. Auch technische Lösungen, insbesondere für die Ausstellung von E-Rechnungen, sind noch in den Anfängen. Hier sind die Entwicklungen vor allem im Übergangszeitraum bis zum 31. Dezember 2026 zu beobachten.

Wichtig ist, dass Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 bereit sind, E-Rechnungen zu empfangen und (unverändert) aufzubewahren. Hierbei und auch bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen sind die Prozesse in jedem Unternehmen sehr individuell, so dass auch die Umsetzung der E-Rechnung nur individuell erfolgen kann. Gerne unterstützen wir Sie hierbei. Sprechen Sie uns an!