Anspruch auf Herausgabe von E-Mail-Kopien nach Kündigung?

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Art. 15 Abs. 1 DSGVO gewährt Betroffenen einen Anspruch auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten Unternehmen über sie verarbeiten. Darüber hinaus können Betroffene eine Kopie dieser Daten verlangen (vgl. Art. 15 Abs. 3 DSGVO). Der Umfang dieses Kopieanspruches war lange Zeit unklar – insbesondere, ob Unternehmen lediglich eine Übersicht der verarbeiteten Daten zur Verfügung stellen müssen oder ob der Anspruch auch Kopien von Dokumenten wie beispielsweise E-Mails umfasst.

Anspruch auf Herausgabe von Kopien vollständiger Dokumente

Diese Unklarheit wurde zwischenzeitlich durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) beseitigt. Dieser hat sich Mitte letzten Jahres zugunsten einer weiteren Auslegung des Anspruchs auf Datenkopie positioniert (Urteil vom 4. Mai 2023, Rs. C- 487/21). Der Auskunfts- und Kopieanspruch solle dem Betroffenen ermöglichen zu prüfen, ob die ihn betreffenden Daten richtig sind und in zulässiger Weise verarbeitet werden. Hierfür sei auch der Kontext, in dem die Daten verarbeitet werden, relevant. Dieser könne aber nur dann vollständig nachvollzogen werden, wenn dem Betroffenen unter Umständen auch umfassende Dokumentenauszüge zur Verfügung gestellt würden.

Anspruch auf Herausgabe von E-Mail-Kopien

Vor diesem Hintergrund ist der Anspruch auf Datenkopie dazu geeignet, insbesondere arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen zu beeinflussen. Denn im Beschäftigungsverhältnis können – abhängig von Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses – unzählige Verarbeitungsvorgänge stattfinden. Insbesondere ist dies dann der Fall, wenn dem Beschäftigten ein E-Mail-Postfach zur Verfügung gestellt wird. Denn jede E-Mail, die im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses versendet und empfangen wird, stellt eine Datenverarbeitung dar. Hinzu kommt, dass der Anspruch in zeitlicher Hinsicht uneingeschränkt besteht, also auch Verarbeitungsvorgänge umfasst, die vor Inkrafttreten der DSGVO stattgefunden haben. Die Geltendmachung des Anspruchs auf Datenkopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO und dessen Erfüllung kann für Unternehmen folglich zu erheblichem Verwaltungsaufwand führen und stellt deswegen ein starkes Druckmittel dar.

Einschränkung des Anspruchs durch den BGH

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat den Anspruch auf Datenkopie kürzlich weiter konkretisiert (Urteil vom 5. März 2024, Az. VI ZR 330/21). Er ist dabei der sehr weiten Auslegung des EuGH etwas entgegengetreten. Die Karlsruher Richter haben entschieden, dass der Anspruch auf Datenkopie in der Regel auf Kopien von E-Mails beschränkt sei, die die betroffene Person selbst verfasst hat. Nur in Ausnahmefällen bestehe darüber hinaus ein Anspruch auf Datenkopie.

Ausblick auf die Entscheidungspraxis der Arbeitsgerichte?

Es bleibt abzuwarten, wie sich die Arbeitsgerichte angesichts der sich entwickelnden Rechtsprechung zum Umfang des Anspruchs auf Datenkopie in Zukunft positionieren werden. Dies insbesondere deswegen, weil der Anspruch auf Datenkopie – gerade im arbeitsrechtlichen Kontext – zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen und personenbezogenen Daten anderer Mitarbeitender weiter eingeschränkt sein kann oder bei rechtsmissbräuchlicher Geltendmachung vollständig ausgeschlossen ist. Insofern bleibt die weitere Entwicklung der Rechtsprechung zu beobachten.

Das müssen Unternehmen jetzt beachten

Bereits jetzt sollten sich Unternehmen aber auf die vermehrte Geltendmachung von Auskunfts- und Kopieanfragen vorbereiten. Diese müssen nach den Vorgaben der DSGVO unverzüglich, grundsätzlich aber innerhalb eines Monats geprüft und beantwortet werden (vgl. Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei Verstößen drohen Schadenersatzforderungen und Bußgelder.

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