Informationen zum Datenschutz für Teilnehmer von Veranstaltungen mit externen Partnern
1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Gesellschaft der MÖHRLE HAPP LUTHER Gruppe, die die Veranstaltung zusammen mit dem in der Veranstaltung genannten Partner von MÖHRLE HAPP LUTHER (im Folgenden „Partner“) durchführt. Die MÖHRLE HAPP LUTHER Gesellschaft und der Partner arbeiten bei der Durchführung der Veranstaltung eng zusammen. Aufgrund der Zusammenarbeit verarbeiten die MÖHRLE HAPP LUTHER Gesellschaft und der Partner auch Ihre personenbezogenen Daten gemeinsam.
Die MÖHRLE HAPP LUTHER Gruppe können Sie wie folgt erreichen:
MÖHRLE HAPP LUTHER
Brandstwiete 3
20457 Hamburg
Telefon: +49 (40) 85 301 – 0
Fax: +49 (40) 85 301 – 166
E-Mail: info[at]mhl.de
Eine Übersicht über die für die Datenverarbeitung verantwortlichen Gesellschaften der MÖHRLE HAPP LUTHER Gruppe finden Sie auf www.mhl.de/de/impressum.php.
Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten der MÖHRLE HAPP LUTHER Gruppe unter
MÖHRLE HAPP LUTHER
Datenschutzbeauftragter
Brandstwiete 3
20457 Hamburg
E-Mail: datenschutz[at]mhl.de
Die Kontaktdaten unseres Partners und ggf. seines betrieblichen Datenschutzbeauftragten finden Sie in der Unterseite auf unserer Webseite, die Sie über die jeweilige Veranstaltung informiert unter https://mhl.de/de/veranstaltungen/.
2. Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit
Zur Gewährleistung Ihrer Rechte und unter Berücksichtigung der Vorgaben der DSGVO hat die verantwortliche Gesellschaft der MÖHRLE HAPP LUTHER Gruppe mit dem Partner eine Vereinbarung geschlossen, die Regeln über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufstellt. Als sogenannte gemeinsame Verantwortliche (nach Art. 26 DSGVO) ist die verantwortliche MÖHRLE HAPP LUTHER Gesellschaft mit dem Partner gemeinsam für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich. Beide Parteien haben sich gemeinsam darüber verständigt, wie Ihre Rechte sichergestellt werden können und näher festgelegt, welche Verpflichtungen jede Partei zur Erfüllung der Pflichten der DSGVO erfüllt. Dies betrifft insbesondere die Ausübung der Rechte der betroffenen Personen und die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO. Sie können hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten jedes beteiligte Unternehmen, d. h. sowohl die verantwortliche MÖHRLE HAPP LUTHER Gesellschaft als auch den Partner einzeln ansprechen und Ihre Rechte geltend machen. Wir unterstützen einander bei der Bearbeitung Ihrer Anträge.
Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht gegenteilig angegeben, werden sämtliche hier genannten verarbeiteten Daten von den beiden genannten Parteien gemeinsam verarbeitet.
3. Art der Verarbeitung
Diese Informationen zum Datenschutz erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu und Teilnahme an Veranstaltungen. Hierzu zählen Präsenz- und Online-Veranstaltungen (von Letzterem sind insbesondere Online-Sitzungen, Videokonferenzen und Webinare erfasst). Wir benötigen Ihre Daten, um Ihre Teilnahme an der Veranstaltung zu planen und durchführen zu können. Je nach Einsatzgebiet dienen unterschiedliche Vorschriften als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten haben oder die Sie im Rahmen von Online-Veranstaltungen selbst übermitteln. Online-Veranstaltungen können in verschiedenen Varianten betrieben werden. Dabei werden unterschiedliche personenbezogene Daten von uns oder von dem Betreiber verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an der Veranstaltung übermitteln.
3.1 Präsenzveranstaltungen
Im Rahmen von Präsenzveranstaltungen verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:
Personenstamm- und Kommunikationsdaten, wie z.B. Vor- und Nachname, ggf. Firma und Ihre dortige Position sowie Ihre E-Mail-Adresse.
3.2 Online-Veranstaltungen
Im Rahmen von Online-Veranstaltungen verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:
Personenstamm- und Kommunikationsdaten, wie z.B. Anzeigename, Vor- und Nachname, Spracheinstellung, ggf. Firma und Ihre dortige Position sowie Ihre E-Mail-Adresse,
Meeting-Metadaten, wie z.B. Thema und Dauer des Meetings, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahmen, Beschreibung des Meetings (optional), Chat-Status, Teilnehmer, IP-Adressen, ggf. MacAdressen und andere Geräte-IDs; ungefähre Position des Endgerätes zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen Rechenzentrum; Geräte-/Hardware, Informationen wie Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher oder Art der Verbindung oder Umfragedetails, Meeting-Aufzeichnungen: Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, Chats, Audio-Protokolldatei und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden, Telefon-Nutzungsdaten, wie z. B. Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, Notfallkontaktnummer, Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, Mac-Adresse des verwendeten Geräts.
Meeting-Metadaten, Meeting-Aufzeichnungen und Telefon-Nutzungsdaten werden von der verantwortlichen MÖHRLE HAPP LUTHER Gesellschaft verarbeitet und nicht mit dem Partner geteilt.
3.3 Besondere Funktionen bei Online-Veranstaltungen
Bei Online-Veranstaltungen haben wir datenschutzfreundliche Einstellungen getroffen. Die Aufzeichnungsfunktion ist bei unseren Online-Veranstaltungen immer deaktiviert. Für den Fall, dass eine Online-Veranstaltung in einem Einzelfall aufgezeichnet werden soll, wird dies im Vorfeld transparent und rechtzeitig mitgeteilt und Ihre Einwilligung eingeholt, wenn bei der Aufzeichnung Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Online-Veranstaltung erforderlich ist, werden ggf. Chatinhalte oder Umfragedetails protokolliert. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein und im Vorfeld ebenfalls kommuniziert.
Während eines Webinars wird eine softwareseitige „Aufmerksamkeitsüberwachung" („Aufmerksamkeitstracking") eingesetzt. Die Produkte registrieren pro Teilnehmer, ob das Fenster, in dem die Online-Konferenz abläuft, als vorderstes aktiv ist, oder nicht. Lesen Sie zum Beispiel gerade Ihre EMails, ist das E-Mail-Programm das aktive Fenster und nicht mehr das der Online-Veranstaltung.
Sinkt die Aufmerksamkeitsspanne drastisch ab, kann der Präsentator seine Online-Veranstaltung attraktiver gestalten. Leider ist es aktuell nicht möglich, diese Funktion abzustellen.
Sofern im Rahmen dieser besonderen Funktionen personenbezogene Daten verarbeitet werden, werden diese von der verantwortlichen MÖHRLE HAPP LUTHER Gesellschaft verarbeitet und nicht
mit dem Partner geteilt.
4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
4.1 Anbahnung oder Durchführung von Vertragsbeziehungen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO
Sofern wir die Veranstaltung im Rahmen einer Anbahnung oder Durchführung von Vertragsbeziehungen durchführen, z.B. bei der Durchführung von Seminaren, werden Ihre Daten gem. Art. 6
Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.
4.2 Erfüllung gesetzlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO
Sofern wir gesetzlich verpflichtet sind, personenbezogene Daten zu verarbeiten, so erfolgt dies
gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. dem jeweiligen Gesetz, aus der sich die Pflicht zur Datenverarbeitung ergibt. Dies kommt regelmäßig in Betracht, wenn die Teilnahme an Seminaren aus
steuerlichen Gründen nachgewiesen werden muss.
4.3 Anbahnung oder Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG
Sollte die Veranstaltung zur Anbahnung oder Durchführung eines Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
4.4 Einwilligung in die Aufzeichnung der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO
Sofern eine Aufzeichnung der Veranstaltung durchgeführt werden soll, und dabei personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden, wird vorab Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingeholt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Sollten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, bleibt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zumWiderruf erfolgten Verarbeitung hiervon unberührt.
4.5 Verarbeitung der Daten zu Marketingzwecken
Im Anschluss an die Veranstaltung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen Unterlagen zu der Veranstaltung bzw. weitere Informationen über unsere Kanzlei zu übersenden odersie telefonisch zu kontaktieren. Zusätzlich erstellen wir statistische Auswertungen, um die Effizienz unserer Veranstaltungen u. a. über eine Messung der Zufriedenheit der Teilnehmer zu steigern.Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO), die Sie freiwillig im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung oder auf der Veranstaltung selbst erteilt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen. Sollten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, bleibt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hiervon unberührt.
Sollten Sie keine Einwilligung erteilt haben, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unsers berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Dieses besteht darin, unseren (potenziellen)
Geschäftspartnern Informationen zu unseren Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken des Marketings, in die Sie nicht eingewilligt haben, gem.
Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen. Sollten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten.
5. Empfänger von personenbezogenen Daten
Innerhalb der verantwortlichen MÖHRLE HAPP LUTHER Gesellschaft haben nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die sie für die unter Ziff. 4.4. genannten Zwecke benötigen, und nur im dafür erforderlichen Umfang. Unter Umständen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen, soweit dies im Rahmen der unter Ziff.4.4. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.
Ob und in welchem Umfang der Partner Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergibt, folgt aus dessen Datenschutzerklärung. Diese können Sie ebenfalls über die Unterseite auf unserer Webseite, die Sie über die jeweilige Veranstaltung informiert unter www.mhl.de/de/veranstaltungen/, einsehen. An externe Dritte übermitteln wir Ihre Daten nur, wenn es für die unter Ziff. 4 genannten Zwecke notwendig ist. Hierzu gehören insbesondere externe Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, die Anbieter von Videokonferenz-Systemen sowie externe Referenten, sofern diese für die Planung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind) und öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Ämter, Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
Soweit die beauftragte Dienstleistung die Verarbeitung personenbezogener Daten in unserem Auftrag umfasst, haben wir mit dem Dienstleister einen Auftragsverarbeitungsvertrag entsprechend den Anforderungen des Art. 28 DSGVO geschlossen.
Für die Durchführung von Online-Konferenzen setzen wir Zoom und Microsoft Teams ein. Im Rahmen der Anmeldung werden personenbezogene Daten an den Dienstleister übermittelt. Für die auftragsbezogene Durchführung der Online-Veranstaltung haben wir mit den Auftragsverarbeitern eine Vereinbarung gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Weitere Informationen zu den Dienstleistern erhalten Sie nachfolgend:
• Zoom Video Communications Inc., Lionheart Squared Ltd., 2 Pembroke House, Upper Pembroke Street 28-32, Dublin, DO2 EK84, Republik Irland
• Microsoft Ireland Operations Limited, Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, D18 P521, Republik Irland
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb von MÖHRLE HAPP LUTHER ist zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle mandantenbezogenen Daten verpflichtet sind.
6. Übermittlungen an ein Drittland
Insbesondere bei der Durchführung von Online-Konferenzen können Ihre Daten durch die in Anspruch genommenen Anbieter der Videokonferenz-Systeme an ihre Muttergesellschaften in den USA übermittelt werden.
Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks, durch das die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau für bestimmte Unternehmen aus den USA anerkannt hat. Beide Muttergesellschaften der Anbieter der der Videokonferenz-Systeme haben sich hierunter selbstzertifiziert und sich somit zur Einhaltung der Grundsätze des EUUS Data Privacy Frameworks verpflichtet. Durch die Selbstzertifizierung ist der Datentransfer datenschutzrechtlich zulässig.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald diese für die zuvor benannten Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind oder wenn Sie der Verarbeitung widersprochen haben. In bestimmten Fällen, z.B. wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, werden Ihre personenbezogenen Daten zunächst gesperrt und mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.
7. Speicherdauer und ggfs. Kriterien für die Festlegung der Speicherkriterien
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir sie benötigen, um die Zwecke zu erfüllen, für die wir sie erhoben haben.
Sollten Sie Ihre für die Datenverarbeitung erforderliche Einwilligung widerrufen, erfolgt die Datenlöschung unter Beachtung etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Die Speicherdauer von aufgezeichneten Online-Veranstaltungen wird Ihnen vor Aufzeichnungsbeginn mitgeteilt.
8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:
Art. 15 DSGVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person
Sie haben uns gegenüber das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten.
Art. 16 DSGVO: Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Daten nicht richtig oder unvollständig sein, so können Sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Angaben verlangen.
Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob wir Ihre Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.
Art. 18 DSGVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
Art. 20 DSGVO: Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Art. 77 DSGVO: Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für uns zuständigen Behörden sind, je nachdem, welche Gesellschaft auf Seiten der MÖHRLE HAPP LUTHER Gruppe verantwortlich ist:
- Hamburg: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz-hamburg.de)
- Schwerin: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern (www.datenschutz-mv.de)
- Berlin: Berliner Beauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit (www.datenschutz-berlin.de)
9. Weitere Informationen
Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der erhobenen Daten. Allerdings ist die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten für die Planung und Durchführung der Veranstaltung erforderlich. Vor diesem Hintergrund können wir Ihnen ohne Bereitstellung Ihrer Daten die Teilnahme an unseren Veranstaltungen nicht ermöglichen.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
Stand: 17. April 2025