Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen führen dann nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn, wenn die Aufwendungen je teilnehmenden Arbeitnehmer den Freibetrag von EUR 110,00 nicht übersteigen. Der Freibetrag gilt arbeitnehmerbezogen allerdings nur für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich. Die bis 31. Dezember 2014 geltende Freigrenze wurde in unveränderter Höhe in einen Freibetrag umgewandelt. Nur der den Freibetrag übersteigende Betrag unterliegt seitdem der Besteuerung. Damit Betriebsfeiern, wie z.B. eine Weihnachtsfeier für die Mitarbeiter komplett lohnsteuerfrei bleiben können, muss der Aufwand je Arbeitnehmer somit unter dem Freibetrag von EUR 110,00 liegen. Zu berücksichtigen ist dabei der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer.

Auch die Gerichte beschäftigen sich mit Betriebsfeiern. So entschied der Bundesfinanzhof (BFH) Anfang des Jahres, dass bei der Ermittlung der Kosten je Arbeitnehmer und bei der Berechnung der ggf. zu zahlenden Lohnsteuer ausschließlich auf die tatsächlich anwesenden und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abzustellen ist (Urteil vom 29. April 2021, Az. VI R 31/18). Es wird also stets auf den tatsächlichen Teilnehmerkreis abgestellt.

Im Urteilsfall plante ein Arbeitgeber Ende des Jahres 2016 die Durchführung eines gemeinsamen Kochkurses als Weihnachtsfeier, zu der alle Betriebsangehörigen eingeladen waren. Insgesamt 27 Arbeitnehmer sagten ihre Teilnahme zu. Die Klägerin gab dementsprechend bei der Auftragserteilung an den externen Veranstalter eine Teilnehmeranzahl von 27 Personen an, anhand derer die Veranstaltung kalkuliert wurde. Da zwei Arbeitnehmer kurzfristig abgesagt hatten, nahmen tatsächlich nur 25 Arbeitnehmer an dem Kochkurs teil, ohne dass dies zu einer Verminderung der Veranstaltungskosten führte. Vielmehr stellte der Veranstalter dem Arbeitgeber die ursprünglich kalkulierten Kosten in Höhe von brutto EUR 3.052 in Rechnung.

Berechnung der Zuwendungen an die Teilnehmer

Der Arbeitgeber ging davon aus, dass er die gesamten Kosten auf alle angemeldeten Mitarbeiter aufteilen konnte, um die Höhe der Zuwendung an die einzelnen Teilnehmer zu berechnen. Für jeden Einzelnen ergab sich demnach ein Betrag von EUR 113,00 (EUR 3.052 / 27). Anders ermittelte allerdings das zuständige Finanzamt den Freibetrag und zog dafür nur die teilnehmenden Mitarbeiter heran. Demnach ergab sich eine Zuwendung von EUR 122,00 pro Person (EUR 3.052 / 25). Als Basis zur Ermittlung des zu versteuernden Teils dienten dann die Gesamtkosten, was zu einem Betrag von 302,00 EUR führte (EUR 3.052 ./. EUR 2.750 Freibetrag für 25 Arbeitnehmer).

Nur Teilnehmern fließt Arbeitslohn zu

Bei seiner Entscheidung wies der BFH darauf hin, dass ausschließlich den Anwesenden zu bewertender Arbeitslohn zugeflossen ist. Nur dies würde auch dem Vereinfachungszweck entsprechen, der der Berechnung zugrunde liegt. Die Basis dafür bilden schließlich sämtliche Kosten, die für das Betriebsfest angefallen sind.

Praxishinweise

Für die Überprüfung der Freibetragsgrenze von EUR 110,00 sind die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung einschließlich Umsatzsteuer durch die Anzahl der tatsächlich Anwesenden zu teilen.

In die Kosten fließen alle Aufwendungen für die Betriebsfeier ein. In einem zweiten Schritt werden sie dann auf die Anwesenden umgelegt. Bringen Mitarbeiter eine Begleitung zum Event mit, werden ihnen die dafür entstandenen Kosten zugerechnet. Für die Begleitperson des Arbeitnehmers wird also kein zusätzlicher Freibetrag von EUR 110,00 gewährt.

Der Freibetrag von EUR 110,00 gilt für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer beispielsweise an einer dritten Betriebsveranstaltung teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, durch den Arbeitgeber ausgewählt werden. Die Veranstaltung mit den geringsten Kosten kann somit als lohnsteuerpflichtig behandelt werden.