Bewirtungsaufwendungen stellen bei der Beurteilung als Betriebsausgaben eine steuerrechtliche Besonderheit dar, weil sich die berufliche und private Veranlassung oft nicht eindeutig voneinander abgrenzen lassen. Außerdem ist die Anerkennung der steuerlichen Abzugsfähigkeit von Bewirtungsaufwendungen an sehr formale Vorgaben geknüpft. Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen ist folglich oft Thema in Betriebsprüfungen. Dies gilt sowohl für den Betriebsausgabenabzug bei den Ertragsteuern als auch für den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer.
Gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in Höhe von 70 % abziehbar, wenn die Aufwendungen angemessen sind und deren Höhe und die betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden. Damit der Abzug von Bewirtungskosten nicht beanstandet wird, sind bestimmte im EStG angeführte Nachweise erforderlich.
Neues BMF-Schreiben
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 30. Juni 2021 seine Aussagen zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungskosten aktualisiert (IV C 6 – S 2145/19/10003 :003). Neu sind insbesondere Aussagen zur Anerkennung von Bewirtungsrechnungen, die dem zwischenzeitlich eingetretenen technischen Wandel bei den Kassensystemen und der Digitalisierung geschuldet sind. Das BMF stellt zudem klar, dass Rechnungen und Bewirtungsbelege digitalisiert werden können und Papierbelege nicht mehr aufbewahrt werden müssen.
Nachweis von Bewirtungsaufwendungen
Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen erfordert einen schriftlichen Nachweis von Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie über die Höhe der Aufwendungen, wobei die erforderlichen Angaben zeitnah gemacht werden müssen. Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (Bewirtungsbeleg als sog. Eigenbeleg) erstellt, der vom Unternehmer zu unterschreiben ist. Erfolgt die Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb, muss dem Bewirtungsbeleg die Rechnung beigefügt werden (sog. Bewirtungsrechnung); in diesem Fall genügt es, wenn auf dem Bewirtungsbeleg Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den Teilnehmern gemacht werden.
Bewirtungsrechnung
Die Bewirtungsrechnung muss den umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen und demnach unter anderem die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Gastronomiebetriebs, das Ausstellungdatum, den Tag der Bewirtung, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine Leistungsbeschreibung enthalten. Zudem muss die Rechnung gemäß R 4.10 Abs. 8 S. 4 EStR den Namen des bewirteten Unternehmers enthalten, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung EUR 250 überschreitet. Der Name kann handschriftlich ergänzt werden. Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von EUR 250 (sog. Kleinbetragsrechnungen) müssen nur geringere Anforderungen erfüllen (§ 33 UStDV).
Sofern der Gastronomiebetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet, werden für den Betriebsausgabenabzug nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt.
Das BMF weist darauf hin, dass der bewirtende Unternehmer im Allgemeinen darauf vertrauen kann, dass die ihm erteilte Rechnung ordnungsgemäß ist, sofern der Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen ist. Diese Angaben können auch in Form eines QR-Codes aufgedruckt sein.
Digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege
In der heutigen Zeit erscheinen Rechnungen und Belege in Papierform nicht mehr zeitgemäß. Dementsprechend lässt das BMF in seinem Schreiben ausdrücklich zu, dass die Nachweiserfordernisse zum Abzug von Bewirtungsaufwendungen auch in elektronischer Form erfüllt werden können. Eigenbelege können digital erstellt oder digitalisiert werden, die erforderliche Autorisierung ist vom Unternehmer durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der Angaben zu gewährleisteten. Rechnungen über die Bewirtung können dem Unternehmer bereits in digitaler Form übermittelt (digitale Bewirtungsrechnung) oder eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung). Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweise auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Dabei ist eine elektronische Verknüpfung z. B. mittels eines Barcodes zulässig.
Das BMF führt in seinem Schreiben aus, wann die Nachweiserfordernisse als erfüllt anzusehen sind.
Außerdem wird darauf hingewiesen, dass die Anforderungen an Bewirtungsrechnungen grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland gelten. Liegt nur eine handschriftliche Rechnung vor, muss der Unternehmer glaubhaft machen, dass es in dem ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege gibt.
